Prohlášení o ochraně osobních údajů

01 · Ochrana osobních údajů v kostce

Když navštívíte meetmila.de, náš poskytovatel hostingu zpracovává technicky nezbytné přístupové údaje. Cookies pro reklamní účely používáme pouze tehdy, pokud k tomu udělíte souhlas v nastavení ochrany soukromí. Analytické ani statistické služby nepoužíváme.

Osobní údaje jako jméno, e-mailovou adresu nebo telefonní číslo získáváme pouze tehdy, když nám je sami poskytnete: poptávkou nabídky přes cenovou kalkulačku, přihlášením k newsletteru, otázkou v „Zeptejte se Mily“ nebo když nám napíšete či zavoláte.

AI tlumočnický systém MILA překládá na akcích na vlastním hardwaru přímo na místě. Pro překlad se řečový obsah nepřenáší do externích cloudových AI služeb. Podrobnosti najdete v oddílu 14.

02 · Správce údajů

Správcem osobních údajů na tomto webu je společnost 3hasen events® GmbH. MILA je produktem společnosti 3hasen events® GmbH. Kontaktní údaje najdete níže. Pro všechny dotazy k ochraně osobních údajů a k uplatnění Vašich práv stačí neformální zpráva na tuto adresu.

03 · Obecné informace o zpracování údajů

Osobní údaje zpracováváme v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR), německým spolkovým zákonem o ochraně osobních údajů (BDSG) a německým zákonem o ochraně údajů v telekomunikacích a digitálních službách (TDDDG). Zpracováváme pouze údaje, které jsou pro daný účel nezbytné.

Právním základem je zejména: Váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), plnění smlouvy nebo předsmluvní opatření na Vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), zákonné povinnosti, jako jsou lhůty pro uchovávání (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), a naše oprávněné zájmy (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Který základ platí, je uvedeno u příslušné operace zpracování.

Poskytovatelé služeb, kteří zpracovávají údaje naším jménem, jsou smluvně vázáni našimi pokyny (čl. 28 GDPR). K automatizovanému rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR nedochází.

04 · Hosting u Vercel

Web provozuje společnost Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA). Vercel doručuje stránky a vykonává serverové funkce webu, například přijetí poptávky z cenové kalkulačky.

Účelem je bezpečné, rychlé a stabilní poskytování webu; právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Vercel zpracovává údaje jako zpracovatel. K předávání údajů do USA viz oddíl 16.

05 · Zpracování údajů pomocí Supabase

Obsah webu, poptávky nabídek, přihlášky k newsletteru a podklady ze zákaznického centra ukládáme v databázi a datovém úložišti u společnosti Supabase Inc. Databáze i datové úložiště se nacházejí v regionu Frankfurt nad Mohanem (EU). Přístup má pouze server webu; podklady ze zákaznického centra jsou uloženy v neveřejném úložišti a lze je stáhnout pouze přes časově omezené odkazy.

Supabase zpracovává údaje jako zpracovatel. Právním základem je vždy základ příslušné operace, pro kterou údaje ukládáme (viz následující oddíly).

06 · Serverové logy a technické přístupové údaje

Při načtení webu zpracovává server technicky nezbytné údaje: IP adresu, datum a čas, požadovanou adresu, objem přenesených dat, prohlížeč a operační systém a také dříve navštívenou stránku. Bez těchto údajů nelze web doručit.

Účelem je bezpečný a stabilní provoz, například obrana proti útokům a hledání chyb; právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Vercel protokoly po krátké době automaticky maže. U „Zeptejte se Mily“ server krátkodobě počítá v operační paměti počet otázek na IP adresu, aby zabránil zneužití; IP adresa se pro tento účel neukládá.

Statistika návštěvnosti: Abychom viděli, které stránky se čtou, počítáme zobrazení stránek na meetmila.de – bez cookies a bez ukládání čehokoli ve Vašem prohlížeči. Při otevření stránky odešle Váš prohlížeč její adresu na náš server, při prvním otevření navíc dříve navštívenou webovou stránku a případně parametr kampaně (utm_source). Ukládá se čas, stránka, jazyk webu, původ (pouze doména předchozí webové stránky), země (odvozená z IP adresy) a typ zařízení (počítač, tablet nebo mobil). Aby bylo možné rozpoznat související zobrazení stránek, vytvoří server z IP adresy, identifikace prohlížeče a denně nově generované náhodné hodnoty zkrácený identifikátor. Samotnou IP adresu neukládáme; náhodná hodnota je následující den smazána, poté již identifikátor nelze nikomu přiřadit. Data jsou uložena v naší databázi u společnosti Supabase (datové centrum ve Frankfurtu nad Mohanem) a nejsou předávána třetím stranám. Právním základem je náš oprávněný zájem na zlepšování webových stránek (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).

07 · Navázání kontaktu a kontaktní formuláře

E-mail a telefon: Pokud nám napíšete nebo zavoláte, zpracováváme Vaše údaje, abychom mohli vyřídit Váš požadavek. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, jde-li o nabídku nebo zakázku, jinak čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (odpovídání na dotazy). Samostatný kontaktní formulář na tomto webu není. Údaje vymažeme, jakmile již nejsou pro vyřízení potřebné a nevztahuje se na ně povinnost uchování.

Newsletter: Pokud se k newsletteru přihlásíte v zápatí, na kontaktní stránce, na stránce o rack systému nebo při poptávce v cenové kalkulačce, uložíme Vaši e-mailovou adresu, jazyk webu, kde a kdy jste se přihlásili, a znění přihlášky; u poptávky navíc jméno a firmu a na přání jazyk, který byste si od MILA přáli. Právním základem je Váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR). Seznam je uložen u Supabase; k rozesílání používáme jako zpracovatele Brevo (Sendinblue SAS, Paříž, Francie), který k tomu obdrží Vaši e-mailovou adresu a obsah e-mailu a hlásí nám, zda bylo možné e-mail doručit. Odhlásit se můžete kdykoli prostřednictvím odkazu v každém newsletteru nebo e-mailem; poté Vaši adresu pro newsletter již nepoužíváme a odhlášení si poznamenáme.

Zeptejte se Mily: Pokud asistentovi „Zeptejte se Mily“ položíte otázku, odešleme Vaši otázku, dosavadní průběh konverzace a jazyk stránky společnosti Anthropic PBC (548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA), aby AI mohla sestavit odpověď z obsahu tohoto webu. Nezadávejte tam prosím žádné osobní údaje. Otázky a odpovědi neukládáme; průběh konverzace existuje pouze ve Vašem otevřeném okně prohlížeče. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (odpovídání na dotazy k naší nabídce).

08 · Cenová kalkulačka a tvorba nabídek

Cenová kalkulačka slouží k vyžádání individuální nabídky na MILA. Dokud pouze počítáte, zůstávají Vaše zadání ve Vašem prohlížeči. Jedinou výjimkou je místo konání: pro výpočet cestovních nákladů odešle Váš prohlížeč PSČ, resp. obec a zemi na náš server, který z nich prostřednictvím OpenStreetMap Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Spojené království) a služby pro výpočet tras OSRM (project-osrm.org) zjistí vzdálenost. Vaše IP adresa ani kontaktní údaje se přitom těmto službám nepředávají. Pokud proces přerušíte, nic neukládáme.

Teprve když poptávku výslovně odešlete, zpracujeme Vaše údaje: firmu, jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo, Vaši zprávu a základní údaje o akci (země, obec, místo konání, termín, délka, sály, jazyky, časy, audiotechnika, zvolené možnosti a vypočtený orientační odhad ceny). Poptávku uložíme u Supabase, zašleme Vám potvrzení o přijetí a prostřednictvím našeho poskytovatele e-mailových služeb informujeme e-mailem náš tým.

Účelem je vyřízení Vaší poptávky, vypracování a zaslání nabídky, komunikace s Vámi, dokumentace procesu nabídky a případně pozdější realizace zakázky. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR (předsmluvní opatření na Vaši žádost). Jednáte-li za společnost, zpracováváme Vaše údaje jako kontaktní osoby na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; naším oprávněným zájmem je navázání a uskutečnění obchodu s Vaší společností.

Firemní údaje: Aby nabídka šla na správnou firemní adresu, otevřeme tiráž webu, který patří k doméně Vaší firemní e-mailové adresy, a firemní údaje necháme vyhodnotit AI modelem Claude společnosti Anthropic PBC. K tomu předáváme společnosti Anthropic firmu, jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo a místo konání. Pokud se tiráž nenajde, vyhledá Claude obchodní firmu a adresu na internetu; pro toto vyhledávání používá Claude pouze název firmy, doménu e-mailové adresy a místo konání. Osobní zprávy k Vaší nabídce necháváme Claude formulovat na základě základních údajů Vaší poptávky; náš tým každý text před odesláním zkontroluje. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (efektivní a správné vyřizování poptávek).

Zákaznické centrum: Nabídku obdržíte jako tajný odkaz na meetmila.de. Tam můžete nabídku přijmout; čas přijetí ukládáme jako doklad o objednávce. Pokud jste si objednali Context Boost nebo živé titulky, můžete tam nahrát podklady k akci (například program, prezentace, seznamy jmen, glosáře). Přibližně 14 dní před akcí Vám to připomeneme e-mailem. Nahrávejte prosím jen podklady, které jsou pro přípravu nezbytné. Až do akce můžete soubory sami mazat. Jak zařízení MILA tyto podklady vyhodnocuje, je popsáno v oddílu 14.

09 · Předávání údajů do Lexware Office

Pro nabídky, potvrzení objednávek a faktury používáme účetní software Lexware Office společnosti Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Německo). Po odeslání poptávky náš server automaticky předá: firmu, jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo a zjištěnou adresu firmy jako kontakt, pokud tam Vaše firma ještě není založena, a dále návrh nabídky s místem konání, termínem, jazyky a položkami orientační ceny.

Náš tým návrh v Lexware Office zkontroluje, v případě potřeby upraví a dokončí. Pokud nabídku přijmete, vytvoříme tam potvrzení objednávky. Identifikátor nabídky ukládáme u poptávky v naší databázi, aby bylo možné oba systémy vzájemně propojit.

Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR, resp. u kontaktních osob firem čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR, u dokladů podléhajících povinnosti archivace navíc čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR. Lexware zpracovává údaje jako zpracovatel v Německu.

10 · Cookies a podobné technologie

Bez Vašeho souhlasu veřejný web nenastavuje žádné cookies. Následující informace se ukládají ve Vašem prohlížeči, protože jsou nezbytně nutné pro službu, kterou si přejete (§ 25 odst. 2 bod 2 TDDDG): Vaše volba v nastavení ochrany soukromí (localStorage „mila-einwilligung“, dokud ji nezměníte nebo nevymažete data prohlížeče) a po odeslání poptávky souhrn pro potvrzovací stránku (sessionStorage, smaže se při zavření karty a není nám předáván).

S Vaším souhlasem v kategorii „Marketing“ nastavuje Google Ads na meetmila.de cookies (například „_gcl_au“) a čte je (§ 25 odst. 1 TDDDG, čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR), viz oddíl 12.

Redakční sekce a zákaznické centrum nejsou určeny veřejnosti. Při přihlášení do redakční sekce se nastaví technicky nezbytné cookie, které udržuje relaci (§ 25 odst. 2 bod 2 TDDDG).

11 · Správa souhlasů

Při první návštěvě se Vás v nastavení ochrany soukromí zeptáme, zda povolíte Google Ads. Můžete odmítnout, souhlasit nebo zvolit v nastavení. Odmítnutí je stejně snadné jako souhlas. Bez souhlasu značku Google (Google tag) nenačítáme; ke spojení s Googlem pak nedochází.

Vaše rozhodnutí ukládáme s časem a verzí pouze ve Vašem prohlížeči. Kdykoli ho můžete změnit nebo odvolat přes „Nastavení ochrany soukromí“ v zápatí. Při odvolání smažeme cookies Google na meetmila.de a stránku znovu načteme. Zákonnost zpracování provedeného do odvolání tím zůstává nedotčena.

12 · Google Ads a sledování konverzí

Pouze s Vaším souhlasem používáme Google Ads se sledováním konverzí společnosti Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko). Měříme tak, zda poptávky vznikají díky našim reklamám. Web k tomu načítá značku Google (gtag.js). Google přitom nastavuje cookies a získává mimo jiné Vaši IP adresu, navštívenou stránku, údaje o prohlížeči a zařízení a – pokud přicházíte přes reklamu – její identifikátor.

Pokud odešlete poptávku přes cenovou kalkulačku, jednorázově Googlu oznámíme, že poptávka dorazila (konverze „Lead-Formular senden“). Vaše kontaktní údaje ani údaje o akci přitom nepředáváme. Údaje nepoužíváme pro personalizovanou reklamu (remarketing).

Právním základem je Váš souhlas (§ 25 odst. 1 TDDDG, čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR), který můžete kdykoli odvolat. Google může údaje zpracovávat i v USA (viz oddíl 16). Další informace: policies.google.com/privacy.

13 · Vlastní hostovaná demo videa

Demo videa a zvukové ukázky poskytujeme z vlastního serveru. Externí videoplatforma se přitom nevkládá; při přehrávání vznikají pouze přístupové údaje popsané v oddílu 6.

14 · Ochrana údajů při AI tlumočení s MILA

Tento oddíl se týká AI tlumočnického systému MILA na akcích, nikoli webu. MILA je navržena pro zpracování mluvené řeči v místě konání: rozpoznávání řeči, překlad a hlasový výstup běží na našem hardwaru na místě. Pro toto zpracování se řečový obsah nepřenáší do externích cloudových AI služeb. Živé titulky pro chytré telefony hostů se doručují v místní síti.

Během překladu se hlasová data technicky dočasně zpracovávají. Zvukové záznamy se neukládají. Přepisy, tedy textové verze příspěvků a jejich překladů, vytváříme pouze po dohodě s pořadatelem; nejpozději po 30 dnech se pak automaticky mažou. Pro technickou analýzu chyb zařízení zaznamenává časy a délky vět, nikoli však jejich znění.

Context Boost: Pokud jste si objednali Context Boost, vyhodnotí zařízení MILA Vámi poskytnuté podklady před akcí pomocí AI modelu Claude společnosti Anthropic PBC, aby připravilo odborné termíny, jména a briefing. Podklady se přitom předávají společnosti Anthropic; mluvený obsah akce nikoli. Anthropic podle svých obchodních podmínek tato data nepoužívá k trénování svých modelů.

MILA Recap: Pokud si pořadatel objednal MILA Recap, mohou se hosté dobrovolně přihlásit přes QR kód se svou e-mailovou adresou a zvoleným jazykem. Adresu používáme k tomu, abychom jim jménem pořadatele zasílali shrnutí přednášek. K tomu je potřeba textová verze přednášek; objednáním MILA Recap je to s pořadatelem dohodnuto. Do mailing listu pořadatele se adresa dostane pouze tehdy, pokud s tím host při přihlášení samostatně souhlasí. Odhlásit se lze kdykoli prostřednictvím odkazu v každém e-mailu.

Mimo samotný překlad využívá zařízení internet pro aktualizace softwaru, pro hlášení o pádech (bez zvuku a bez obsahu řeči) a pro stahování údajů o zakázce a podkladů. Kdo je za zpracování na akci odpovědný z hlediska ochrany osobních údajů a zda je k tomu nutná smlouva o zpracování osobních údajů, dohodneme vždy s příslušným pořadatelem.

15 · Příjemci osobních údajů

Vaše údaje dostávají pouze subjekty, které je pro daný účel potřebují: náš tým; Vercel Inc. (hosting); Supabase Inc. (databáze a úložiště souborů ve Frankfurtu nad Mohanem); náš poskytovatel e-mailových služeb pro potvrzovací a stavové e-maily; Brevo (Sendinblue SAS) pro newsletter; Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Lexware Office); Anthropic PBC (AI vyhodnocení, jak je popsáno v oddílech 7, 8 a 14); OpenStreetMap Foundation a OSRM (pouze místo konání); s Vaším souhlasem Google Ireland Limited (Google Ads).

Záložní kopie naší databáze, které obsahují i poptávky a přihlášky k newsletteru, ukládáme navíc do neveřejného repozitáře u GitHub Inc. (88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA), abychom předešli ztrátě dat (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR). Kromě toho předáváme údaje jen tehdy, když nám to ukládá zákon, například finančním úřadům nebo našemu daňovému poradci.

16 · Předávání do třetích zemí

Vercel, Anthropic, GitHub a – s Vaším souhlasem – Google mohou zpracovávat údaje v USA. Pro USA existuje rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně pro společnosti certifikované podle EU-US Data Privacy Framework. Pokud poskytovatel certifikován není, opíráme předání o standardní smluvní doložky Evropské komise (čl. 46 odst. 2 písm. c GDPR).

OpenStreetMap Foundation sídlí ve Spojeném království, pro které existuje rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně; předává se jí pouze místo konání akce, nikoli údaje o Vaší osobě.

17 · Doba uložení a výmaz

Osobní údaje uchováváme jen tak dlouho, jak je to nutné pro daný účel nebo jak vyžadují zákonné povinnosti archivace.

Poptávky nabídek: Pokud nedojde k uzavření zakázky, poptávku smažeme, jakmile již není potřebná pro zpracování, doplňující dotazy a následnou komunikaci k nabídce, pokud tomu nebrání zákonná povinnost uchovávání. Nabídky, potvrzení objednávek, faktury a obchodní korespondenci, které slouží k přípravě nebo realizaci zakázky, uchováváme po dobu stanovenou obchodním a daňovým právem (§ 257 HGB, § 147 AO): podle druhu dokumentu až šest, osm nebo deset let, počítáno od konce kalendářního roku.

Podklady ze zákaznického centra smažeme, jakmile již nejsou potřebné pro realizaci a vyhodnocení akce, nebo dříve na Vaši žádost. Přihlášky k newsletteru uchováváme do odhlášení; poté si ponecháváme pouze doklad o udělení souhlasu a o odhlášení, a to po dobu, kdy jej potřebujeme k obraně proti nárokům. Záložní kopie v naší databázi se podle druhu automaticky mažou po 30, resp. 90 dnech; starší stavy doplňkové zálohy na GitHubu zůstávají zachovány až do jejich vyčištění. Do té doby mohou být smazaná data ještě obsažena v zálohách.

18 · Práva subjektů údajů

Máte právo na přístup k Vašim uloženým údajům (čl. 15 GDPR), na opravu (čl. 16), na výmaz (čl. 17), na omezení zpracování (čl. 18) a na přenositelnost údajů (čl. 20). Postačí neformální zpráva na adresu uvedenou v oddílu 2.

19 · Odvolání souhlasu a námitka

Udělený souhlas můžete kdykoli odvolat s účinkem do budoucna – u Google Ads prostřednictvím „Nastavení ochrany osobních údajů“ v zápatí, u newsletteru pomocí odkazu pro odhlášení nebo e-mailem (čl. 7 odst. 3 GDPR).

Pokud zpracováváme údaje na základě oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR), můžete z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace kdykoli vznést námitku (čl. 21 GDPR). Údaje pak již nebudeme zpracovávat, ledaže existují závažné oprávněné důvody pro zpracování nebo zpracování slouží k určení, výkonu nebo obhajobě právních nároků.

20 · Právo podat stížnost u dozorového úřadu

Můžete podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR). Příslušným úřadem je pro nás Zemská pověřenkyně pro ochranu osobních údajů a svobodu informací Severního Porýní-Vestfálska (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf (ldi.nrw.de).

21 · Zabezpečení údajů

Web a všechny formuláře jsou šifrovány pomocí TLS; poznáte to podle „https://“ v adresním řádku. Osobní údaje jsou přístupné pouze přihlášeným členům našeho týmu. Přístupové údaje k připojeným službám jsou uloženy výhradně na serveru. Odkazy do zákaznického centra jsou generovány náhodně a jsou určeny pouze Vám; prosíme, nesdílejte je. Žádný systém není zcela bezpečný; naše opatření průběžně přizpůsobujeme aktuálnímu stavu techniky.

22 · Aktualizace zásad ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů upravíme, pokud se změní naše služby nebo právní požadavky. Platí vždy verze zveřejněná na této stránce.