Informacje prawne
Polityka prywatności
Tutaj dowiedzą się Państwo, jakie dane osobowe przetwarzamy na meetmila.de oraz przy zapytaniach dotyczących MILA, w jakim celu je wykorzystujemy, komu je przekazujemy, jak długo je przechowujemy i jakie prawa Państwu przysługują.
To tłumaczenie ma charakter wyłącznie informacyjny. Wiążąca jest niemiecka wersja polityki prywatności.
01 · Ochrona danych w skrócie
Gdy odwiedzają Państwo meetmila.de, nasz dostawca hostingu przetwarza technicznie niezbędne dane dostępowe. Pliki cookie w celach reklamowych stosujemy wyłącznie wtedy, gdy wyrażą Państwo na to zgodę w ustawieniach prywatności. Nie korzystamy z usług analitycznych ani statystycznych.
Dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail czy numer telefonu, otrzymujemy tylko wtedy, gdy sami nam je Państwo przekażą: wysyłając zapytanie ofertowe przez kalkulator cen, zapisując się do newslettera, zadając pytanie w „Zapytaj Milę” albo pisząc lub dzwoniąc do nas.
System tłumaczenia AI MILA tłumaczy podczas wydarzeń na własnym sprzęcie na miejscu. Na potrzeby tłumaczenia treści mowy nie są przesyłane do zewnętrznych chmurowych usług AI. Szczegóły znajdują się w sekcji 14.
02 · Administrator danych
Administratorem danych przetwarzanych na tej stronie jest 3hasen events® GmbH. MILA jest produktem 3hasen events® GmbH. Dane kontaktowe znajdą Państwo poniżej. W sprawie wszelkich pytań dotyczących ochrony danych oraz wykonywania Państwa praw wystarczy nieformalna wiadomość na ten adres.
3hasen events® GmbHSimon-Archenhold-Str. 30, 33165 Lichtenau
Dyrektor zarządzający: André Heinermann
05295 257679-0 · hello@meetmila.de
03 · Ogólne informacje o przetwarzaniu danych
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), niemiecką federalną ustawą o ochronie danych (BDSG) oraz niemiecką ustawą o ochronie danych w telekomunikacji i usługach cyfrowych (TDDDG). Przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do danego celu.
Podstawami prawnymi są w szczególności: Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem podejmowane na Państwa żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki prawne, takie jak okresy przechowywania (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), oraz nasze prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Właściwa podstawa jest wskazana przy danej operacji przetwarzania.
Usługodawcy przetwarzający dane w naszym imieniu są umownie związani naszymi poleceniami (art. 28 RODO). Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.
04 · Hosting w Vercel
Strona jest obsługiwana przez Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA). Vercel udostępnia strony i wykonuje funkcje serwerowe witryny, np. przyjmowanie zapytań z kalkulatora cen.
Celem jest bezpieczne, szybkie i stabilne udostępnianie strony; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Vercel przetwarza dane jako podmiot przetwarzający. Informacje o przekazywaniu danych do USA znajdują się w sekcji 16.
05 · Przetwarzanie danych w Supabase
Treści strony, zapytania ofertowe, zapisy do newslettera i dokumenty z centrum klienta przechowujemy w bazie danych i magazynie plików Supabase Inc. Baza danych i magazyn plików znajdują się w regionie Frankfurt nad Menem (UE). Dostęp ma wyłącznie serwer strony; dokumenty z centrum klienta znajdują się w niepublicznym magazynie i są dostępne tylko przez linki o ograniczonym czasie ważności.
Supabase przetwarza dane jako podmiot przetwarzający. Podstawą prawną jest podstawa właściwa dla operacji, na potrzeby której przechowujemy dane (zob. kolejne sekcje).
06 · Logi serwera i techniczne dane dostępowe
Przy otwieraniu strony serwer przetwarza technicznie niezbędne dane: adres IP, datę i godzinę, wywołany adres, ilość przesłanych danych, przeglądarkę i system operacyjny oraz poprzednio odwiedzoną stronę. Bez tych danych strona nie może zostać wyświetlona.
Celem jest bezpieczne i stabilne działanie, np. odpieranie ataków i diagnozowanie błędów; podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Logi są automatycznie usuwane przez Vercel po krótkim czasie. Na potrzeby „Zapytaj Milę” serwer krótkotrwale zlicza w pamięci operacyjnej liczbę pytań z danego adresu IP, aby zapobiegać nadużyciom; adres IP nie jest przy tym zapisywany.
Statystyki odwiedzin: aby sprawdzić, które strony są czytane, zliczamy wyświetlenia stron w serwisie meetmila.de – bez plików cookie i bez zapisywania czegokolwiek w Państwa przeglądarce. Przy otwarciu strony Państwa przeglądarka przekazuje jej adres do naszego serwera, a przy pierwszym wyświetleniu dodatkowo poprzednio odwiedzoną witrynę oraz ewentualnie parametr kampanii (utm_source). Zapisywane są: czas, strona, wersja językowa witryny, źródło (wyłącznie domena poprzedniej witryny), kraj (ustalony na podstawie adresu IP) oraz typ urządzenia (komputer, tablet lub telefon). Aby rozpoznać powiązane ze sobą wyświetlenia stron, serwer tworzy skrócony identyfikator z adresu IP, identyfikatora przeglądarki oraz codziennie na nowo generowanej wartości losowej. Samego adresu IP nie zapisujemy; wartość losowa jest usuwana następnego dnia, po czym identyfikatora nie można już przypisać do żadnej osoby. Dane są przechowywane w naszej bazie danych w Supabase (centrum danych we Frankfurcie nad Menem) i nie są przekazywane osobom trzecim. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ulepszaniu witryny (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
07 · Kontakt i formularze kontaktowe
E-mail i telefon: Gdy piszą Państwo do nas lub dzwonią, przetwarzamy Państwa dane, aby obsłużyć sprawę. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli chodzi o ofertę lub zlecenie, w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiadanie na zapytania). Na tej stronie nie ma osobnego formularza kontaktowego. Usuwamy dane, gdy nie są już potrzebne do obsługi sprawy i nie istnieje obowiązek ich przechowywania.
Newsletter: Jeśli zapiszą się Państwo do newslettera w stopce, na stronie kontaktowej, na stronie systemu rack lub przy zapytaniu w kalkulatorze cen, zapisujemy Państwa adres e-mail, język strony, miejsce i czas zapisu oraz treść zgody; przy zapytaniu dodatkowo imię i nazwisko, firmę oraz – na życzenie – język, którego oczekują Państwo od MILA. Podstawą prawną jest Państwa zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Lista znajduje się w Supabase; do wysyłki korzystamy z Brevo (Sendinblue SAS, Paryż, Francja) jako podmiotu przetwarzającego, który otrzymuje w tym celu Państwa adres e-mail i treść wiadomości oraz informuje nas, czy wiadomość została doręczona. Mogą Państwo w każdej chwili wypisać się przez link w każdym newsletterze lub e-mailem; następnie nie używamy już Państwa adresu do newslettera i odnotowujemy wypisanie.
Zapytaj Milę: Gdy zadają Państwo pytanie asystentowi „Zapytaj Milę”, przesyłamy pytanie, dotychczasowy przebieg rozmowy i język strony do Anthropic PBC (548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA), aby AI mogła sformułować odpowiedź na podstawie treści tej strony. Prosimy nie wpisywać tam danych osobowych. Nie zapisujemy pytań ani odpowiedzi; przebieg rozmowy istnieje tylko w otwartym oknie Państwa przeglądarki. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (odpowiadanie na pytania dotyczące naszej oferty).
08 · Kalkulator cen i przygotowanie oferty
Kalkulator cen służy do zamówienia indywidualnej oferty MILA. Dopóki Państwo tylko liczą, wprowadzone dane pozostają w Państwa przeglądarce. Jedynym wyjątkiem jest miejsce wydarzenia: aby obliczyć koszty dojazdu, przeglądarka wysyła kod pocztowy lub miejscowość oraz kraj do naszego serwera, który na tej podstawie ustala odległość za pomocą OpenStreetMap Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Wielka Brytania) i usługi wyznaczania tras OSRM (project-osrm.org). Państwa adres IP i dane kontaktowe nie są przy tym przekazywane tym usługom. Jeśli przerwą Państwo proces, niczego nie zapisujemy.
Dopiero gdy wyraźnie wyślą Państwo zapytanie, przetwarzamy Państwa dane: firmę, imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, wiadomość oraz podstawowe dane wydarzenia (kraj, miejscowość, obiekt, termin, czas trwania, sale, języki, godziny, technikę audio, wybrane opcje i obliczoną orientacyjną cenę). Zapisujemy zapytanie w Supabase, wysyłamy Państwu potwierdzenie otrzymania i powiadamiamy nasz zespół e-mailem za pośrednictwem naszego dostawcy usług e-mail.
Celem jest obsługa Państwa zapytania, przygotowanie i przesłanie oferty, komunikacja z Państwem, dokumentacja procesu ofertowego oraz ewentualnie późniejsza realizacja zlecenia. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy podejmowane na Państwa żądanie). Jeśli działają Państwo w imieniu firmy, przetwarzamy Państwa dane jako osoby kontaktowej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest nawiązanie i realizacja współpracy z Państwa firmą.
Dane firmy: Aby oferta trafiła na właściwy adres firmy, otwieramy notę prawną (Impressum) strony należącej do domeny Państwa służbowego adresu e-mail i zlecamy analizę danych firmy modelowi AI Claude firmy Anthropic PBC. W tym celu przekazujemy Anthropic firmę, imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz miejsce wydarzenia. Jeśli nie ma noty prawnej, Claude wyszukuje w internecie nazwę i adres firmy; do tego wyszukiwania Claude używa wyłącznie nazwy firmy, domeny adresu e-mail i miejsca wydarzenia. Spersonalizowane wiadomości dotyczące Państwa oferty formułujemy z pomocą Claude na podstawie podstawowych danych zapytania; nasz zespół sprawdza każdy tekst przed wysłaniem. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (sprawna i prawidłowa obsługa zapytań).
Strefa klienta: ofertę otrzymują Państwo jako tajny link na meetmila.de. Można tam przyjąć ofertę; moment przyjęcia zapisujemy jako potwierdzenie zlecenia. Jeśli zamówili Państwo Context Boost lub napisy na żywo, mogą tam Państwo przesłać materiały dotyczące wydarzenia (np. program, prezentacje, listy nazwisk, glosariusze). Około 14 dni przed wydarzeniem przypominamy o tym e-mailem. Prosimy przesyłać wyłącznie materiały niezbędne do przygotowania. Do dnia wydarzenia mogą Państwo samodzielnie usuwać pliki. Sposób, w jaki system MILA analizuje te materiały, opisano w punkcie 14.
09 · Przekazywanie danych do Lexware Office
Do ofert, potwierdzeń zleceń i faktur używamy oprogramowania księgowego Lexware Office firmy Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Niemcy). Po wysłaniu zapytania nasz serwer automatycznie przekazuje: nazwę firmy, imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz ustalony adres firmy jako kontakt, o ile Państwa firma nie jest tam jeszcze zapisana, a także projekt oferty z miejscem wydarzenia, terminem, językami i pozycjami wyceny orientacyjnej.
Nasz zespół sprawdza projekt w Lexware Office, w razie potrzeby go dostosowuje i finalizuje. Jeśli przyjmą Państwo ofertę, tworzymy tam potwierdzenie zlecenia. Identyfikator oferty zapisujemy przy zapytaniu w naszej bazie danych, aby oba systemy można było ze sobą powiązać.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku osób kontaktowych firm art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w odniesieniu do dokumentów podlegających obowiązkowi przechowywania dodatkowo art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Lexware przetwarza dane jako podmiot przetwarzający w Niemczech.
11 · Zarządzanie zgodami
Przy pierwszej wizycie pytamy Państwa w ustawieniach prywatności, czy zezwalają Państwo na Google Ads. Mogą Państwo odmówić, wyrazić zgodę lub dokonać wyboru w ustawieniach. Odmowa jest równie prosta jak zgoda. Bez zgody nie ładujemy tagu Google; nie dochodzi wtedy do żadnego połączenia z Google.
Państwa decyzję wraz z datą i wersją zapisujemy wyłącznie w Państwa przeglądarce. Mogą ją Państwo w każdej chwili zmienić lub wycofać za pomocą „Ustawień prywatności” w stopce. Po wycofaniu zgody usuwamy pliki cookie Google na meetmila.de i ponownie ładujemy stronę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
12 · Google Ads i śledzenie konwersji
Wyłącznie za Państwa zgodą korzystamy z Google Ads ze śledzeniem konwersji firmy Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia). Mierzymy w ten sposób, czy zapytania pochodzą z naszych reklam. W tym celu strona ładuje tag Google (gtag.js). Google zapisuje przy tym pliki cookie i otrzymuje m.in. Państwa adres IP, odwiedzaną stronę, dane o przeglądarce i urządzeniu oraz – jeśli trafili Państwo do nas przez reklamę – jej identyfikator.
Gdy wyślą Państwo zapytanie przez kalkulator cen, jednorazowo informujemy Google o wpłynięciu zapytania (konwersja „Wysłanie formularza leadowego”). Nie przekazujemy przy tym Państwa danych kontaktowych ani informacji o wydarzeniu. Nie wykorzystujemy tych danych do reklamy spersonalizowanej (remarketingu).
Podstawą prawną jest Państwa zgoda (§ 25 ust. 1 TDDDG, art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą mogą Państwo w każdej chwili wycofać. Google może przetwarzać dane również w USA (zob. punkt 16). Więcej informacji: policies.google.com/privacy.
13 · Filmy demonstracyjne hostowane na własnym serwerze
Filmy demonstracyjne i próbki audio udostępniamy z własnego serwera. Nie korzystamy przy tym z zewnętrznej platformy wideo; podczas odtwarzania powstają wyłącznie dane dostępowe opisane w punkcie 6.
14 · Ochrona danych przy tłumaczeniu AI z MILA
Ten punkt dotyczy systemu tłumaczenia AI MILA podczas wydarzeń, a nie strony internetowej. MILA została zaprojektowana do przetwarzania mowy w miejscu wydarzenia: rozpoznawanie mowy, tłumaczenie i synteza mowy odbywają się na naszym sprzęcie na miejscu. W ramach tego przetwarzania treści mówione nie są przesyłane do zewnętrznych chmurowych usług AI. Napisy na żywo na smartfony gości są dostarczane przez lokalną sieć na miejscu.
Podczas tłumaczenia dane głosowe są technicznie przetwarzane tymczasowo. Nagrania dźwięku nie są zapisywane. Transkrypcje, czyli tekstowe wersje wystąpień i ich tłumaczeń, tworzymy tylko wtedy, gdy uzgodniono to z organizatorem; są one wówczas automatycznie usuwane najpóźniej po 30 dniach. Na potrzeby technicznej analizy błędów system rejestruje czas i długość zdań, ale nie ich treść.
Context Boost: jeśli zamówili Państwo Context Boost, system MILA przed wydarzeniem analizuje udostępnione przez Państwa materiały za pomocą modelu AI Claude firmy Anthropic PBC, aby przygotować terminologię, nazwiska i briefing. Materiały są przy tym przesyłane do Anthropic; treści wypowiadane podczas wydarzenia – nie. Zgodnie ze swoimi warunkami komercyjnymi Anthropic nie wykorzystuje tych danych do trenowania swoich modeli.
MILA Recap: Jeśli organizator zamówił MILA Recap, goście mogą dobrowolnie zarejestrować się za pomocą kodu QR, podając swój adres e-mail i język. Wykorzystujemy ten adres, aby w imieniu organizatora przesyłać im podsumowania wystąpień. Wymaga to tekstowej wersji wystąpień; zamawiając MILA Recap, organizator wyraża na to zgodę w ramach umowy z nami. Adres trafia na listę mailingową organizatora wyłącznie wtedy, gdy gość wyrazi na to odrębną zgodę podczas rejestracji. Z subskrypcji można w każdej chwili zrezygnować za pomocą linku zamieszczonego w każdej wiadomości e-mail.
Poza samym tłumaczeniem system korzysta z internetu w celu aktualizacji oprogramowania, przesyłania raportów o awariach (bez nagrań audio i bez treści wypowiedzi) oraz pobierania danych zlecenia i dokumentów. Kwestię, kto jest administratorem danych w zakresie przetwarzania podczas wydarzenia oraz czy wymagana jest umowa powierzenia przetwarzania danych, uzgadniamy z danym organizatorem.
15 · Odbiorcy danych osobowych
Państwa dane otrzymują wyłącznie podmioty, które potrzebują ich do danego celu: nasz zespół; Vercel Inc. (hosting); Supabase Inc. (baza danych i przechowywanie plików we Frankfurcie nad Menem); nasz dostawca poczty e-mail dla wiadomości z potwierdzeniami i statusem; Brevo (Sendinblue SAS) dla newslettera; Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Lexware Office); Anthropic PBC (analiza AI zgodnie z opisem w punktach 7, 8 i 14); OpenStreetMap Foundation i OSRM (wyłącznie miejsce wydarzenia); za Państwa zgodą Google Ireland Limited (Google Ads).
Kopie zapasowe naszej bazy danych, zawierające również zapytania i zapisy do newslettera, przechowujemy dodatkowo w niepublicznym repozytorium w GitHub Inc. (88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA), aby zapobiec utracie danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Poza tym przekazujemy dane tylko wtedy, gdy zobowiązuje nas do tego prawo, np. organom skarbowym lub naszemu doradcy podatkowemu.
16 · Przekazywanie danych do państw trzecich
Vercel, Anthropic, GitHub oraz – za Państwa zgodą – Google mogą przetwarzać dane w USA. W odniesieniu do USA obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony dla firm certyfikowanych w ramach EU-US Data Privacy Framework. Jeśli dostawca nie posiada certyfikacji, przekazanie opieramy na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej (art. 46 ust. 2 lit. c RODO).
OpenStreetMap Foundation ma siedzibę w Wielkiej Brytanii, wobec której obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony; przekazywane jest jej wyłącznie miejsce wydarzenia, a nie dane o Państwu.
17 · Okres przechowywania i usuwanie danych
Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do danego celu lub jak wymagają tego ustawowe obowiązki przechowywania.
Zapytania ofertowe: jeśli nie dojdzie do zawarcia umowy, usuwamy zapytanie, gdy nie jest już potrzebne do jego rozpatrzenia, pytań uzupełniających i kontaktu w sprawie oferty, o ile nie sprzeciwia się temu obowiązek przechowywania. Oferty, potwierdzenia zleceń, faktury i korespondencję handlową, które przygotowują lub realizują zlecenie, przechowujemy zgodnie z terminami wynikającymi z prawa handlowego i podatkowego (§ 257 HGB, § 147 AO): w zależności od rodzaju dokumentu do sześciu, ośmiu lub dziesięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego.
Dokumenty z centrum klienta usuwamy, gdy nie są już potrzebne do przeprowadzenia i rozliczenia wydarzenia, lub wcześniej na Państwa życzenie. Zapisy do newslettera przechowujemy do momentu wypisania się; następnie zachowujemy jedynie dowód udzielenia zgody i wypisania się, tak długo, jak jest on nam potrzebny do obrony przed roszczeniami. Kopie zapasowe w naszej bazie danych są usuwane automatycznie, w zależności od rodzaju, po 30 lub 90 dniach; starsze wersje dodatkowej kopii zapasowej w GitHub pozostają zachowane do czasu ich usunięcia. Do tego momentu usunięte dane mogą nadal znajdować się w kopiach zapasowych.
18 · Prawa osób, których dane dotyczą
Mają Państwo prawo dostępu do przechowywanych danych (art. 15 RODO), do ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18) oraz do przenoszenia danych (art. 20). Wystarczy nieformalna wiadomość na adres podany w punkcie 2.
19 · Wycofanie zgody i sprzeciw
Udzieloną zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość – w przypadku Google Ads poprzez „Ustawienia prywatności” w stopce, w przypadku newslettera poprzez link do wypisania się lub e-mailem (art. 7 ust. 3 RODO).
Jeśli przetwarzamy dane na podstawie prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją (art. 21 RODO). Wówczas nie przetwarzamy już tych danych, chyba że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy lub przetwarzanie służy ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń.
20 · Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego
Mogą Państwo wnieść skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych (art. 77 RODO). Właściwym dla nas organem jest Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf (ldi.nrw.de).
21 · Bezpieczeństwo danych
Strona internetowa i wszystkie formularze są szyfrowane za pomocą TLS; rozpoznają to Państwo po „https://” w pasku adresu. Dane osobowe są dostępne wyłącznie dla zalogowanych członków naszego zespołu. Dane dostępowe do połączonych usług znajdują się wyłącznie na serwerze. Linki do centrum klienta są generowane losowo i przeznaczone wyłącznie dla Państwa; prosimy ich nie udostępniać. Żaden system nie jest w pełni bezpieczny; dostosowujemy nasze środki do aktualnego stanu techniki.
22 · Aktualizacja polityki prywatności
Dostosowujemy niniejszą politykę prywatności, gdy zmieniają się nasze usługi lub wymogi prawne. Obowiązuje wersja aktualnie opublikowana na tej stronie.
Stan na: listopad 2026