Integritetspolicy

01 · Dataskydd i korthet

När du besöker meetmila.de behandlar vår webbhotellsleverantör tekniskt nödvändiga åtkomstdata. Cookies för reklamändamål använder vi bara om du samtycker via integritetsinställningarna. Analys- eller statistiktjänster använder vi inte.

Personuppgifter som namn, e-postadress eller telefonnummer får vi bara om du själv lämnar dem till oss: med en offertförfrågan via priskalkylatorn, en anmälan till nyhetsbrevet, en fråga till ”Fråga Mila” eller när du skriver till eller ringer oss.

AI-tolksystemet MILA översätter vid evenemang på egen hårdvara på plats. För översättningen överförs talinnehåll inte till externa AI-molntjänster. Mer information finns i avsnitt 14.

02 · Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för behandlingen på denna webbplats är 3hasen events® GmbH. MILA är en produkt från 3hasen events® GmbH. Kontaktuppgifterna finns nedan. För alla frågor om dataskydd och för att utöva dina rättigheter räcker det med ett enkelt meddelande till denna adress.

03 · Allmän information om behandlingen av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (GDPR), den tyska federala dataskyddslagen (BDSG) och den tyska lagen om dataskydd inom telekommunikation och digitala tjänster (TDDDG). Vi behandlar bara de uppgifter som behövs för respektive ändamål.

Rättsliga grunder är framför allt: ditt samtycke (art. 6.1 a GDPR), fullgörande av ett avtal eller åtgärder före avtalsingående på din begäran (art. 6.1 b GDPR), rättsliga förpliktelser som lagstadgade arkiveringstider (art. 6.1 c GDPR) och våra berättigade intressen (art. 6.1 f GDPR). Vilken grund som gäller anges vid respektive behandling.

Tjänsteleverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning är avtalsmässigt bundna av våra instruktioner (art. 28 GDPR). Inget automatiserat beslutsfattande enligt art. 22 GDPR förekommer.

04 · Webbhotell hos Vercel

Webbplatsen drivs hos Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA). Vercel levererar sidorna och kör webbplatsens serverfunktioner, till exempel mottagandet av en förfrågan från priskalkylatorn.

Syftet är att tillhandahålla webbplatsen på ett säkert, snabbt och stabilt sätt; rättslig grund är art. 6.1 f GDPR. Vercel behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde. Om överföring till USA, se avsnitt 16.

05 · Behandling av personuppgifter med Supabase

Webbplatsens innehåll, offertförfrågningar, anmälningar till nyhetsbrevet och dokument från kundcentret sparar vi i en databas och en fillagring hos Supabase Inc. Databasen och fillagringen finns i regionen Frankfurt am Main (EU). Endast webbplatsens server har åtkomst; dokument från kundcentret ligger i en icke-offentlig lagring och kan bara hämtas via tidsbegränsade länkar.

Supabase behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde. Rättslig grund är den grund som gäller för den behandling vi sparar uppgifterna för (se följande avsnitt).

06 · Serverloggar och tekniska åtkomstdata

När du öppnar webbplatsen behandlar servern tekniskt nödvändiga uppgifter: IP-adress, datum och tid, besökt adress, överförd datamängd, webbläsare och operativsystem samt den sida du besökte innan. Utan dessa uppgifter kan webbplatsen inte levereras.

Syftet är säker och stabil drift, till exempel för att avvärja attacker och felsöka; rättslig grund är art. 6.1 f GDPR. Loggarna raderas automatiskt av Vercel efter kort tid. För ”Fråga Mila” räknar servern tillfälligt antalet frågor per IP-adress i arbetsminnet för att förhindra missbruk; IP-adressen sparas inte för detta.

Besöksstatistik: För att se vilka sidor som läses räknar vi sidvisningar på meetmila.de – utan cookies och utan att något sparas i din webbläsare. När du öppnar en sida skickar din webbläsare dess adress till vår server, vid första sidvisningen dessutom den webbplats du besökte innan och i förekommande fall en kampanjparameter (utm_source). Det som sparas är tidpunkt, sida, webbplatsens språk, ursprung (endast domänen för den föregående webbplatsen), land (härlett från IP-adressen) och enhetstyp (dator, surfplatta eller mobil). För att känna igen sidvisningar som hör ihop skapar servern en förkortad identifierare utifrån IP-adress, webbläsaridentifiering och ett slumpvärde som genereras på nytt varje dag. Själva IP-adressen sparar vi inte; slumpvärdet raderas dagen därpå, och därefter kan identifieraren inte längre kopplas till någon person. Uppgifterna lagras i vår databas hos Supabase (datacenter i Frankfurt am Main) och lämnas inte ut till tredje part. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att förbättra webbplatsen (art. 6.1 f GDPR).

07 · Kontakt och kontaktformulär

E-post och telefon: När du skriver till eller ringer oss behandlar vi dina uppgifter för att hantera ditt ärende. Rättslig grund är art. 6.1 b GDPR när det gäller en offert eller ett uppdrag, annars art. 6.1 f GDPR (besvarande av förfrågningar). Något eget kontaktformulär finns inte på denna webbplats. Vi raderar uppgifterna när de inte längre behövs för hanteringen och ingen lagstadgad arkiveringsskyldighet finns.

Nyhetsbrev: När du anmäler dig till nyhetsbrevet via sidfoten, kontaktsidan, sidan om rack-systemet eller i samband med en förfrågan i priskalkylatorn sparar vi din e-postadress, webbplatsens språk, var och när du anmälde dig och anmälans ordalydelse; vid en förfrågan även namn och företag och, om du vill, det språk du önskar från MILA. Rättslig grund är ditt samtycke (art. 6.1 a GDPR). Listan finns hos Supabase; för utskicket använder vi Brevo (Sendinblue SAS, Paris, Frankrike) som personuppgiftsbiträde, som för detta får din e-postadress och mejlets innehåll och meddelar oss om mejlet kunde levereras. Du kan när som helst avregistrera dig via länken i varje nyhetsbrev eller per e-post; därefter använder vi inte längre din adress för nyhetsbrevet och noterar avregistreringen.

Fråga Mila: När du ställer en fråga till assistenten ”Fråga Mila” skickar vi din fråga, den hittillsvarande konversationen och sidans språk till Anthropic PBC (548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA), så att AI:n kan formulera ett svar utifrån innehållet på denna webbplats. Ange inga personuppgifter där. Vi sparar inte frågor och svar; konversationen finns bara i ditt öppna webbläsarfönster. Rättslig grund är art. 6.1 f GDPR (besvarande av frågor om vårt erbjudande).

08 · Priskalkylator och offerter

Priskalkylatorn används för att begära en individuell offert för MILA. Så länge du bara räknar stannar dina uppgifter i din webbläsare. Det enda undantaget är evenemangsorten: för att beräkna resekostnaderna skickar din webbläsare postnummer eller ort och land till vår server, som utifrån detta beräknar avståndet via OpenStreetMap Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Storbritannien) och ruttjänsten OSRM (project-osrm.org). Din IP-adress och dina kontaktuppgifter överförs inte till dessa tjänster. Avbryter du sparar vi ingenting.

Först när du uttryckligen skickar förfrågan behandlar vi dina uppgifter: företag, namn, e-postadress, telefonnummer, ditt meddelande samt evenemangets grunddata (land, ort, lokal, datum, längd, rum, språk, tider, ljudteknik, valda tillval och den beräknade prisindikationen). Vi sparar förfrågan hos Supabase, skickar en mottagningsbekräftelse till dig och meddelar vårt team per e-post via vår e-postleverantör.

Syftet är att hantera din förfrågan, ta fram och skicka offerten, kommunicera med dig, dokumentera offertprocessen och i förekommande fall senare genomföra uppdraget. Rättslig grund är art. 6.1 b GDPR (åtgärder före avtalsingående på din begäran). Agerar du för ett företag behandlar vi dina uppgifter som kontaktperson med stöd av art. 6.1 f GDPR; vårt berättigade intresse är att inleda och genomföra affären med ditt företag.

Företagsuppgifter: För att offerten ska gå till rätt företagsadress hämtar vi företagsinformationen (impressum) på den webbplats som hör till domänen för din företags-e-postadress och låter AI-modellen Claude från Anthropic PBC analysera företagsuppgifterna. För detta överför vi företag, namn, e-postadress, telefonnummer och evenemangsort till Anthropic. Finns ingen företagsinformation söker Claude på internet efter firmanamn och adress; för denna sökning använder Claude bara företagsnamnet, e-postadressens domän och evenemangsorten. Personliga meddelanden om din offert låter vi Claude formulera utifrån grunddata i din förfrågan; vårt team granskar varje text innan den skickas. Rättslig grund är art. 6.1 f GDPR (effektiv och korrekt hantering av förfrågningar).

Kundcenter: Din offert får du som en hemlig länk på meetmila.de. Där kan du acceptera offerten; tidpunkten för godkännandet sparar vi som bevis på uppdraget. Om du har bokat Context Boost eller liveundertexter kan du där ladda upp underlag för evenemanget (till exempel program, presentationer, namnlistor, ordlistor). Cirka 14 dagar före evenemanget påminner vi dig om detta per e-post. Ladda bara upp underlag som behövs för förberedelserna. Fram till evenemanget kan du själv radera filer. Hur MILA-anläggningen analyserar dessa underlag beskrivs i avsnitt 14.

09 · Överföring av uppgifter till Lexware Office

För offerter, orderbekräftelser och fakturor använder vi bokföringsprogrammet Lexware Office från Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Tyskland). När du har skickat en förfrågan överför vår server automatiskt: företag, namn, e-postadress, telefonnummer och den fastställda företagsadressen som kontakt, om ditt företag inte redan finns registrerat där, samt ett offertutkast med evenemangsplats, datum, språk och posterna i prisindikationen.

Vårt team granskar utkastet i Lexware Office, justerar det vid behov och färdigställer det. Om du accepterar offerten skapar vi orderbekräftelsen där. Offertens ID sparar vi tillsammans med förfrågan i vår databas, så att de två systemen kan kopplas till varandra.

Den rättsliga grunden är artikel 6.1 b GDPR eller, för kontaktpersoner hos företag, artikel 6.1 f GDPR, och för handlingar som omfattas av lagstadgad arkiveringsplikt dessutom artikel 6.1 c GDPR. Lexware behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde i Tyskland.

10 · Cookies och liknande tekniker

Utan ditt samtycke sätter den offentliga webbplatsen inga cookies. Följande information sparas i din webbläsare eftersom den är absolut nödvändig för en tjänst som du har begärt (§ 25 st. 2 nr 2 TDDDG): ditt val i integritetsinställningarna (localStorage ”mila-einwilligung”, tills du ändrar det eller rensar webbläsaren) och, efter att du har skickat en förfrågan, en sammanfattning för bekräftelsesidan (sessionStorage, raderas när fliken stängs och överförs inte till oss).

Med ditt samtycke till ”Marknadsföring” sätter Google Ads cookies på meetmila.de (till exempel ”_gcl_au”) och läser av dem (§ 25 st. 1 TDDDG, artikel 6.1 a GDPR), se avsnitt 12.

Redaktionsområdet och kundcentret är inte avsedda för allmänheten. Vid inloggning i redaktionsområdet sätts en tekniskt nödvändig cookie som upprätthåller sessionen (§ 25 st. 2 nr 2 TDDDG).

11 · Samtyckeshantering

Vid ditt första besök frågar vi dig i integritetsinställningarna om du tillåter Google Ads. Du kan avböja, samtycka eller göra ett val i inställningarna. Att avböja är lika enkelt som att samtycka. Utan samtycke laddar vi inte Google-taggen; då sker ingen anslutning till Google.

Ditt beslut sparar vi med tidpunkt och version enbart i din webbläsare. Du kan när som helst ändra eller återkalla det via ”Integritetsinställningar” i sidfoten. Vid återkallelse raderar vi Google-cookies på meetmila.de och laddar om sidan. Lagligheten i den behandling som skett före återkallelsen påverkas inte.

12 · Google Ads och konverteringsspårning

Endast med ditt samtycke använder vi Google Ads med konverteringsspårning från Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Med detta mäter vi om förfrågningar kommer in via våra annonser. För detta laddar webbplatsen Google-taggen (gtag.js). Google sätter då cookies och får bland annat din IP-adress, den besökta sidan, uppgifter om webbläsare och enhet samt – om du kommer via en annons – annonsens ID.

Om du skickar en förfrågan via priskalkylatorn meddelar vi Google en gång att en förfrågan har kommit in (konvertering ”Skicka leadformulär”). Dina kontaktuppgifter och uppgifter om evenemanget överför vi inte. Vi använder inte uppgifterna för personaliserad reklam (remarketing).

Den rättsliga grunden är ditt samtycke (§ 25 st. 1 TDDDG, artikel 6.1 a GDPR), som du när som helst kan återkalla. Google kan även behandla uppgifterna i USA (se avsnitt 16). Mer information: policies.google.com/privacy.

13 · Egenhostade demovideor

Demovideor och ljudexempel levererar vi från vår egen server. Ingen extern videoplattform bäddas in; vid uppspelning uppstår endast de åtkomstuppgifter som beskrivs i avsnitt 6.

14 · Dataskydd vid AI-tolkning med MILA

Detta avsnitt gäller AI-tolksystemet MILA vid evenemang, inte webbplatsen. MILA är utformat för att behandla tal på evenemangsplatsen: taligenkänning, översättning och talsyntes körs på vår hårdvara på plats. För denna behandling överförs talinnehåll inte till externa AI-molntjänster. Liveundertexter till gästernas smartphones levereras via det lokala nätverket på plats.

Under översättningen behandlas taldata tekniskt och tillfälligt. Ljudinspelningar sparas inte. Transkript, alltså textversioner av inläggen och deras översättningar, skapar vi bara om detta har avtalats med arrangören; de raderas då automatiskt efter högst 30 dagar. För teknisk felanalys loggar anläggningen tidpunkter och längder på meningarna, men inte deras ordalydelse.

Context Boost: Om du har bokat Context Boost analyserar MILA-anläggningen före evenemanget de underlag du tillhandahållit med AI-modellen Claude från Anthropic PBC, för att förbereda fackterminologi, namn och en briefing. Underlagen överförs då till Anthropic; det som sägs under evenemanget gör det inte. Enligt sina kommersiella villkor använder Anthropic inte dessa uppgifter för att träna sina modeller.

MILA Recap: Om arrangören har bokat MILA Recap kan gästerna frivilligt registrera sig via QR-kod med sin e-postadress och sitt språk. Vi använder adressen för att på arrangörens uppdrag skicka sammanfattningar av föredragen till dem. För detta krävs en textversion av föredragen; genom bokningen av MILA Recap är detta överenskommet med arrangören. Adressen hamnar bara i en av arrangörens e-postlistor om gästen särskilt samtycker till det vid registreringen. Avregistrering är möjlig när som helst via länken i varje e-postmeddelande.

Utöver översättningen använder anläggningen internet för programuppdateringar, för kraschrapporter (utan ljud och utan talinnehåll) och för att hämta uppdragsdata och underlag. Vem som är personuppgiftsansvarig för behandlingen vid evenemanget och om ett personuppgiftsbiträdesavtal krävs för detta stämmer vi av med respektive arrangör.

15 · Mottagare av personuppgifter

Dina uppgifter lämnas bara till dem som behöver dem för respektive ändamål: vårt team; Vercel Inc. (hosting); Supabase Inc. (databas och fillagring i Frankfurt am Main); vår e-postleverantör för bekräftelse- och statusmejl; Brevo (Sendinblue SAS) för nyhetsbrevet; Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Lexware Office); Anthropic PBC (AI-analys enligt beskrivningen i avsnitt 7, 8 och 14); OpenStreetMap Foundation och OSRM (endast evenemangsplats); med ditt samtycke Google Ireland Limited (Google Ads).

Säkerhetskopior av vår databas, som även innehåller förfrågningar och anmälningar till nyhetsbrevet, lagrar vi dessutom i ett icke-offentligt repository hos GitHub Inc. (88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA) för att förebygga dataförlust (artikel 6.1 f GDPR). Utöver detta lämnar vi bara ut uppgifter när vi är skyldiga enligt lag, till exempel till skattemyndigheter eller vår skatterådgivare.

16 · Överföringar till tredjeland

Vercel, Anthropic, GitHub och – med ditt samtycke – Google kan behandla uppgifter i USA. För USA finns ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen för företag som är certifierade enligt EU-US Data Privacy Framework. Om en leverantör inte är certifierad grundar vi överföringen på EU-kommissionens standardavtalsklausuler (artikel 46.2 c GDPR).

OpenStreetMap Foundation har sitt säte i Storbritannien, för vilket det finns ett beslut om adekvat skyddsnivå från EU-kommissionen; dit skickas endast evenemangsplatsen, inte uppgifter om dig som person.

17 · Lagringstid och radering

Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för respektive ändamål eller så länge lagstadgade arkiveringskrav gäller.

Offertförfrågningar: Om inget uppdrag blir av raderar vi förfrågan så snart den inte längre behövs för handläggning, frågor och uppföljning av offerten, såvida ingen lagstadgad lagringsskyldighet hindrar det. Offerter, orderbekräftelser, fakturor och affärsbrev som förbereder eller genomför ett uppdrag sparar vi enligt de handels- och skatterättsliga fristerna (§ 257 HGB, § 147 AO): beroende på typ av handling i upp till sex, åtta eller tio år, räknat från kalenderårets slut.

Handlingar från kundcentret raderar vi så snart de inte längre behövs för genomförande och uppföljning av evenemanget, eller tidigare om du önskar det. Nyhetsbrevsanmälningar sparar vi tills du avregistrerar dig; därefter behåller vi endast beviset på samtycket och avregistreringen så länge vi behöver det för att bemöta anspråk. Säkerhetskopior i vår databas raderas automatiskt efter 30 respektive 90 dagar beroende på typ; äldre versioner av den extra säkerhetskopian hos GitHub finns kvar tills de rensas. Fram till dess kan raderade uppgifter fortfarande finnas i säkerhetskopior.

18 · De registrerades rättigheter

Du har rätt till information om dina lagrade uppgifter (art. 15 GDPR), till rättelse (art. 16), till radering (art. 17), till begränsning av behandlingen (art. 18) och till dataportabilitet (art. 20). Det räcker med ett enkelt meddelande till adressen i avsnitt 2.

19 · Återkallelse och invändning

Ett lämnat samtycke kan du när som helst återkalla med verkan för framtiden – för Google Ads via ”Integritetsinställningar” i sidfoten, för nyhetsbrevet via avregistreringslänken eller per e-post (art. 7.3 GDPR).

Om vi behandlar uppgifter på grundval av berättigade intressen (art. 6.1 f GDPR) kan du när som helst invända av skäl som rör din specifika situation (art. 21 GDPR). Vi behandlar då inte längre uppgifterna, såvida det inte finns tvingande skyddsvärda skäl eller behandlingen sker för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

20 · Rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten

Du kan lämna in klagomål till en dataskyddsmyndighet (art. 77 GDPR). Behörig för oss är Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Tyskland (ldi.nrw.de).

21 · Datasäkerhet

Webbplatsen och alla formulär är krypterade med TLS; det känner du igen på ”https://” i adressfältet. Personuppgifter är endast tillgängliga för inloggade medlemmar i vårt team. Inloggningsuppgifter för anslutna tjänster finns uteslutande på servern. Länkar till kundcentret genereras slumpmässigt och är endast avsedda för dig; dela dem inte vidare. Inget system är helt säkert; vi anpassar våra åtgärder efter den tekniska utvecklingen.

22 · Uppdatering av integritetspolicyn

Vi uppdaterar denna integritetspolicy när våra tjänster eller de rättsliga kraven ändras. Den version som vid varje tidpunkt är publicerad på denna sida gäller.