Informativa sulla privacy

01 · La privacy in sintesi

Quando visita meetmila.de, il nostro fornitore di hosting tratta i dati di accesso tecnicamente necessari. Utilizziamo cookie pubblicitari solo se Lei vi acconsente tramite le impostazioni sulla privacy. Non utilizziamo servizi di analisi o statistica.

Riceviamo dati personali come nome, indirizzo e-mail o numero di telefono solo se è Lei a fornirceli: con una richiesta di preventivo tramite il calcolatore di prezzo, un'iscrizione alla newsletter, una domanda a «Chiedi a Mila» oppure quando ci scrive o ci telefona.

Durante gli eventi, il sistema di interpretariato con IA MILA traduce su hardware proprio in loco. Per la traduzione, i contenuti vocali non vengono trasmessi a servizi di IA esterni nel cloud. I dettagli sono riportati nella sezione 14.

02 · Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati su questo sito web è 3hasen events® GmbH. MILA è un prodotto di 3hasen events® GmbH. I dati di contatto sono riportati più in basso. Per qualsiasi domanda sulla protezione dei dati e per l'esercizio dei Suoi diritti è sufficiente un messaggio informale a questo indirizzo.

03 · Informazioni generali sul trattamento dei dati

Trattiamo i dati personali ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD), della legge federale tedesca sulla protezione dei dati (BDSG) e della legge tedesca sulla protezione dei dati nelle telecomunicazioni e nei servizi digitali (TDDDG). Trattiamo solo i dati necessari per la rispettiva finalità.

Le basi giuridiche sono in particolare: il Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a RGPD), l'esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali su Sua richiesta (art. 6, par. 1, lett. b RGPD), obblighi di legge come i termini di conservazione (art. 6, par. 1, lett. c RGPD) e i nostri legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f RGPD). La base applicabile è indicata per ciascun trattamento.

I fornitori che trattano dati per nostro conto sono vincolati contrattualmente alle nostre istruzioni (art. 28 RGPD). Non ha luogo alcun processo decisionale automatizzato ai sensi dell'art. 22 RGPD.

04 · Hosting tramite Vercel

Il sito web è gestito presso Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA). Vercel distribuisce le pagine ed esegue le funzioni server del sito, ad esempio la ricezione di una richiesta dal calcolatore di prezzo.

La finalità è la messa a disposizione sicura, rapida e stabile del sito web; la base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. f RGPD. Vercel tratta i dati in qualità di responsabile del trattamento. Per il trasferimento negli USA si veda la sezione 16.

05 · Trattamento dei dati con Supabase

Conserviamo i contenuti del sito, le richieste di preventivo, le iscrizioni alla newsletter e i documenti dell'area clienti in un database e in uno spazio di archiviazione file presso Supabase Inc. Database e archivio file si trovano nella regione di Francoforte sul Meno (UE). Vi accede solo il server del sito web; i documenti dell'area clienti si trovano in un archivio non pubblico e sono consultabili solo tramite link a validità limitata nel tempo.

Supabase tratta i dati in qualità di responsabile del trattamento. La base giuridica è quella del trattamento per il quale conserviamo i dati (si vedano le sezioni seguenti).

06 · File di log del server e dati tecnici di accesso

Quando si accede al sito, il server tratta dati tecnicamente necessari: indirizzo IP, data e ora, indirizzo richiamato, quantità di dati trasferiti, browser e sistema operativo, nonché la pagina visitata in precedenza. Senza questi dati il sito web non può essere fornito.

La finalità è il funzionamento sicuro e stabile, ad esempio la difesa da attacchi e la ricerca di errori; la base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. f RGPD. I log vengono cancellati automaticamente da Vercel dopo breve tempo. Per «Chiedi a Mila» il server conta brevemente nella memoria di lavoro il numero di domande per indirizzo IP, al fine di prevenire abusi; a tale scopo l'indirizzo IP non viene memorizzato.

Statistiche dei visitatori: per sapere quali pagine vengono lette, contiamo le visualizzazioni di pagina su meetmila.de – senza cookie e senza salvare nulla nel Suo browser. Quando apre una pagina, il Suo browser ne comunica l'indirizzo al nostro server; alla prima visita, inoltre, il sito web visitato in precedenza ed eventualmente un parametro di campagna (utm_source). Vengono memorizzati data e ora, pagina, lingua del sito, provenienza (solo il dominio del sito precedente), Paese (ricavato dall'indirizzo IP) e tipo di dispositivo (computer, tablet o smartphone). Per riconoscere le visualizzazioni di pagina correlate, il server genera un identificativo abbreviato a partire dall'indirizzo IP, dall'identificativo del browser e da un valore casuale rigenerato ogni giorno. Non memorizziamo l'indirizzo IP in quanto tale; il valore casuale viene cancellato il giorno successivo, dopodiché l'identificativo non può più essere attribuito a nessuno. I dati sono conservati nel nostro database presso Supabase (data center a Francoforte sul Meno) e non vengono comunicati a terzi. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a migliorare il sito web (art. 6, par. 1, lett. f del GDPR).

07 · Contatti e moduli di contatto

E-mail e telefono: se ci scrive o ci telefona, trattiamo i Suoi dati per gestire la Sua richiesta. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. b RGPD se si tratta di un preventivo o di un incarico, altrimenti l'art. 6, par. 1, lett. f RGPD (risposta alle richieste). Su questo sito non è presente un modulo di contatto dedicato. Cancelliamo i dati quando non sono più necessari per la gestione e non sussiste alcun obbligo di conservazione.

Newsletter: se si iscrive alla newsletter tramite il piè di pagina, la pagina contatti, la pagina del sistema rack o con una richiesta nel calcolatore di prezzo, conserviamo il Suo indirizzo e-mail, la lingua del sito, dove e quando si è iscritto/a e il testo dell'iscrizione; in caso di richiesta anche nome e azienda e, se lo desidera, la lingua che vorrebbe da MILA. La base giuridica è il Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a RGPD). L'elenco si trova presso Supabase; per l'invio utilizziamo Brevo (Sendinblue SAS, Parigi, Francia) come responsabile del trattamento, che a tale scopo riceve il Suo indirizzo e-mail e il contenuto dell'e-mail e ci comunica se l'e-mail è stata recapitata. Può annullare l'iscrizione in qualsiasi momento tramite il link presente in ogni newsletter o via e-mail; successivamente non utilizzeremo più il Suo indirizzo per la newsletter e annoteremo la disiscrizione.

Chiedi a Mila: se pone una domanda all'assistente «Chiedi a Mila», inviamo la Sua domanda, la cronologia della conversazione e la lingua della pagina ad Anthropic PBC (548 Market Street, San Francisco, CA 94104, USA), affinché l'IA possa formulare una risposta basata sui contenuti di questo sito. La preghiamo di non inserire dati personali. Non conserviamo domande e risposte; la cronologia esiste solo nella finestra del browser aperta. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. f RGPD (risposta a domande sulla nostra offerta).

08 · Calcolatore di prezzo e preventivi

Il calcolatore di prezzo serve a richiedere un preventivo personalizzato per MILA. Finché si limita a fare calcoli, i Suoi dati restano nel Suo browser. L'unica eccezione è il luogo dell'evento: per calcolare le spese di viaggio, il Suo browser invia CAP o località e paese al nostro server, che ne ricava la distanza tramite OpenStreetMap Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Regno Unito) e il servizio di percorso OSRM (project-osrm.org). Il Suo indirizzo IP e i Suoi dati di contatto non vengono trasmessi a questi servizi. Se interrompe la procedura, non conserviamo nulla.

Solo quando invia espressamente la richiesta trattiamo i Suoi dati: azienda, nome, indirizzo e-mail, numero di telefono, il Suo messaggio e i dati principali dell'evento (paese, località, sede, data, durata, sale, lingue, orari, impianto audio, opzioni scelte e indicazione di prezzo calcolata). Conserviamo la richiesta presso Supabase, Le inviamo una conferma di ricezione e informiamo il nostro team via e-mail tramite il nostro fornitore di servizi e-mail.

La finalità è la gestione della Sua richiesta, la preparazione e l'invio del preventivo, la comunicazione con Lei, la documentazione della procedura di preventivo ed eventualmente la successiva esecuzione dell'incarico. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. b RGPD (misure precontrattuali su Sua richiesta). Se agisce per conto di un'azienda, trattiamo i Suoi dati in qualità di referente sulla base dell'art. 6, par. 1, lett. f RGPD; il nostro legittimo interesse è l'avvio e lo svolgimento del rapporto commerciale con la Sua azienda.

Dati aziendali: affinché il preventivo giunga all'indirizzo aziendale corretto, consultiamo le note legali del sito web associato al dominio del Suo indirizzo e-mail aziendale e facciamo analizzare i dati aziendali dal modello di IA Claude di Anthropic PBC. A tale scopo trasmettiamo ad Anthropic azienda, nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e luogo dell'evento. Se non si trovano note legali, Claude cerca su Internet ragione sociale e indirizzo; per questa ricerca Claude utilizza solo il nome dell'azienda, il dominio dell'indirizzo e-mail e il luogo dell'evento. I messaggi personali relativi al Suo preventivo vengono formulati da Claude sulla base dei dati principali della Sua richiesta; il nostro team verifica ogni testo prima dell'invio. La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. f RGPD (gestione efficiente e corretta delle richieste).

Area clienti: riceve la Sua offerta come link riservato su meetmila.de. Lì può accettare l'offerta; memorizziamo il momento dell'accettazione come prova dell'incarico. Se ha prenotato Context Boost o i sottotitoli live, può caricare lì i documenti relativi all'evento (ad esempio programma, presentazioni, elenchi di nomi, glossari). Circa 14 giorni prima dell'evento glielo ricordiamo via e-mail. La preghiamo di caricare solo i documenti necessari per la preparazione. Fino all'evento può eliminare i file autonomamente. Il modo in cui il sistema MILA elabora questi documenti è descritto nella sezione 14.

09 · Trasmissione dei dati a Lexware Office

Per offerte, conferme d'ordine e fatture utilizziamo il software di contabilità Lexware Office di Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Munzinger Straße 9, 79111 Friburgo, Germania). Dopo l'invio di una richiesta, il nostro server trasmette automaticamente: azienda, nome, indirizzo e-mail, numero di telefono e l'indirizzo aziendale rilevato come contatto, se la Sua azienda non vi è ancora registrata, nonché una bozza di offerta con luogo dell'evento, data, lingue e le voci dell'indicazione di prezzo.

Il nostro team verifica la bozza in Lexware Office, la adatta se necessario e la finalizza. Se accetta l'offerta, vi creiamo la conferma d'ordine. Memorizziamo l'identificativo dell'offerta insieme alla richiesta nel nostro database, in modo che i due sistemi possano essere collegati tra loro.

La base giuridica è l'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR o, per i referenti di aziende, l'art. 6, par. 1, lett. f) GDPR; per i documenti soggetti a obbligo di conservazione si aggiunge l'art. 6, par. 1, lett. c) GDPR. Lexware tratta i dati in qualità di responsabile del trattamento in Germania.

10 · Cookie e tecnologie simili

Senza il Suo consenso, il sito pubblico non imposta cookie. Le seguenti informazioni vengono memorizzate nel Suo browser perché strettamente necessarie per un servizio da Lei richiesto (§ 25, comma 2, n. 2 TDDDG): la Sua scelta nelle impostazioni privacy (localStorage „mila-einwilligung“, finché non la modifica o non svuota il browser) e, dopo l'invio di una richiesta, un riepilogo per la pagina di conferma (sessionStorage, eliminato alla chiusura della scheda e non trasmesso a noi).

Con il Suo consenso alla categoria „Marketing“, Google Ads imposta e legge cookie su meetmila.de (ad esempio „_gcl_au“) (§ 25, comma 1 TDDDG, art. 6, par. 1, lett. a) GDPR), vedi sezione 12.

L'area redazionale e l'area clienti non sono destinate al pubblico. Al momento dell'accesso all'area redazionale viene impostato un cookie tecnicamente necessario per mantenere la sessione (§ 25, comma 2, n. 2 TDDDG).

11 · Gestione del consenso

Alla prima visita Le chiediamo, nelle impostazioni privacy, se autorizza Google Ads. Può rifiutare, accettare o effettuare una selezione nelle impostazioni. Rifiutare è semplice quanto accettare. Senza consenso non carichiamo il tag Google; in tal caso non avviene alcuna connessione con Google.

Memorizziamo la Sua decisione, con data e versione, solo nel Suo browser. Può modificarla o revocarla in qualsiasi momento tramite „Impostazioni privacy“ nel piè di pagina. In caso di revoca eliminiamo i cookie di Google su meetmila.de e ricarichiamo la pagina. La liceità del trattamento effettuato prima della revoca resta impregiudicata.

12 · Google Ads e monitoraggio delle conversioni

Solo con il Suo consenso utilizziamo Google Ads con il monitoraggio delle conversioni di Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda). In questo modo misuriamo se le richieste provengono dai nostri annunci. A tal fine il sito carica il tag Google (gtag.js). Google imposta cookie e riceve, tra l'altro, il Suo indirizzo IP, la pagina visitata, informazioni su browser e dispositivo e – se arriva tramite un annuncio – il relativo identificativo.

Se invia una richiesta tramite il calcolatore di prezzo, comunichiamo a Google una sola volta che è pervenuta una richiesta (conversione „Invio modulo lead“). Non trasmettiamo i Suoi dati di contatto né le informazioni sull'evento. Non utilizziamo i dati per pubblicità personalizzata (remarketing).

La base giuridica è il Suo consenso (§ 25, comma 1 TDDDG, art. 6, par. 1, lett. a) GDPR), revocabile in qualsiasi momento. Google può trattare i dati anche negli Stati Uniti (vedi sezione 16). Ulteriori informazioni: policies.google.com/privacy.

13 · Video dimostrativi ospitati sul nostro server

Video dimostrativi ed esempi audio vengono distribuiti dal nostro server. Non viene integrata alcuna piattaforma video esterna; durante la riproduzione si generano solo i dati di accesso descritti nella sezione 6.

14 · Protezione dei dati nell'interpretariato con IA di MILA

Questa sezione riguarda il sistema di interpretariato con IA MILA durante gli eventi, non il sito web. MILA è concepito per elaborare il parlato nel luogo dell'evento: riconoscimento vocale, traduzione e sintesi vocale avvengono sul nostro hardware in loco. Per questa elaborazione i contenuti vocali non vengono trasmessi a servizi di IA esterni nel cloud. I sottotitoli live per gli smartphone degli ospiti vengono distribuiti tramite la rete locale.

Durante la traduzione i dati vocali vengono elaborati tecnicamente in modo temporaneo. Le registrazioni audio non vengono salvate. Le trascrizioni, cioè le versioni testuali degli interventi e delle loro traduzioni, vengono create solo se concordato con l'organizzatore; in tal caso vengono eliminate automaticamente entro 30 giorni. Per l'analisi tecnica degli errori il sistema registra tempi e lunghezze delle frasi, ma non il loro contenuto testuale.

Context Boost: se ha prenotato Context Boost, prima dell'evento il sistema MILA analizza i documenti da Lei forniti con il modello di IA Claude di Anthropic PBC, per preparare termini tecnici, nomi e un briefing. I documenti vengono trasmessi ad Anthropic; i contenuti parlati dell'evento no. Secondo le proprie condizioni commerciali, Anthropic non utilizza questi dati per addestrare i propri modelli.

MILA Recap: se l'organizzatore ha prenotato MILA Recap, gli ospiti possono registrarsi volontariamente tramite codice QR indicando il proprio indirizzo e-mail e la propria lingua. Utilizziamo l'indirizzo per inviare loro, per conto dell'organizzatore, i riassunti degli interventi. A tal fine è necessaria una versione testuale degli interventi; con la prenotazione di MILA Recap ciò è concordato con l'organizzatore. L'indirizzo viene inserito in una mailing list dell'organizzatore solo se l'ospite vi acconsente separatamente al momento della registrazione. È possibile annullare l'iscrizione in qualsiasi momento tramite il link presente in ogni e-mail.

Al di fuori della traduzione, l'impianto utilizza Internet per gli aggiornamenti software, per i rapporti sugli arresti anomali (senza audio e senza contenuti degli interventi) e per scaricare i dati dell'incarico e la relativa documentazione. Chi sia il titolare del trattamento ai sensi della normativa sulla protezione dei dati durante l'evento e se a tal fine sia necessario un accordo sul trattamento dei dati per conto terzi, lo concordiamo di volta in volta con il singolo organizzatore.

15 · Destinatari dei dati personali

I Suoi dati vengono ricevuti solo dai soggetti che ne hanno bisogno per la rispettiva finalità: il nostro team; Vercel Inc. (hosting); Supabase Inc. (database e archiviazione file a Francoforte sul Meno); il nostro fornitore di servizi e-mail per e-mail di conferma e di stato; Brevo (Sendinblue SAS) per la newsletter; Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Lexware Office); Anthropic PBC (analisi con IA come descritto nelle sezioni 7, 8 e 14); OpenStreetMap Foundation e OSRM (solo luogo dell'evento); con il Suo consenso, Google Ireland Limited (Google Ads).

Copie di backup del nostro database, che contengono anche richieste e iscrizioni alla newsletter, vengono inoltre archiviate in un repository non pubblico presso GitHub Inc. (88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, USA) per prevenire la perdita di dati (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). Oltre a ciò, trasmettiamo dati solo se vi siamo obbligati per legge, ad esempio alle autorità fiscali o al nostro consulente fiscale.

16 · Trasferimenti verso paesi terzi

Vercel, Anthropic, GitHub e – con il Suo consenso – Google possono trattare dati negli Stati Uniti. Per gli Stati Uniti esiste una decisione di adeguatezza della Commissione UE per le aziende certificate secondo l'EU-US Data Privacy Framework. Se un fornitore non è certificato, basiamo il trasferimento sulle clausole contrattuali tipo della Commissione UE (art. 46, par. 2, lett. c) GDPR).

La OpenStreetMap Foundation ha sede nel Regno Unito, per il quale esiste una decisione di adeguatezza della Commissione UE; a essa viene trasmesso solo il luogo dell'evento, non i Suoi dati personali.

17 · Durata di conservazione e cancellazione

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alla rispettiva finalità o finché sussistono obblighi legali di conservazione.

Richieste di preventivo: se non si giunge a un incarico, cancelliamo la richiesta non appena non è più necessaria per l'elaborazione, eventuali domande e il follow-up del preventivo, salvo obblighi di conservazione contrari. Preventivi, conferme d'ordine, fatture e lettere commerciali che preparano o eseguono un incarico vengono conservati secondo i termini previsti dal diritto commerciale e tributario tedesco (§ 257 HGB, § 147 AO): a seconda del tipo di documento fino a sei, otto o dieci anni, a decorrere dalla fine dell'anno solare.

I documenti dell'area clienti vengono cancellati non appena non sono più necessari per lo svolgimento e la gestione successiva dell'evento, oppure prima su Sua richiesta. Le iscrizioni alla newsletter vengono conservate fino alla disiscrizione; successivamente conserviamo soltanto la prova del consenso e della disiscrizione, finché ci è necessaria per difenderci da eventuali pretese. Le copie di backup del nostro database vengono cancellate automaticamente, a seconda del tipo, dopo 30 o 90 giorni; le versioni precedenti del backup aggiuntivo su GitHub restano disponibili fino alla loro pulizia. Fino ad allora i dati cancellati possono essere ancora presenti nei backup.

18 · Diritti dell'interessato

Lei ha il diritto di accesso ai Suoi dati memorizzati (art. 15 GDPR), di rettifica (art. 16), di cancellazione (art. 17), di limitazione del trattamento (art. 18) e alla portabilità dei dati (art. 20). È sufficiente un messaggio informale all'indirizzo indicato nella sezione 2.

19 · Revoca e opposizione

Può revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, con effetto per il futuro – per Google Ads tramite «Impostazioni privacy» nel piè di pagina, per la newsletter tramite il link di disiscrizione o via e-mail (art. 7, par. 3 GDPR).

Se trattiamo dati sulla base di legittimi interessi (art. 6, par. 1, lett. f GDPR), può opporsi in qualsiasi momento per motivi connessi alla Sua situazione particolare (art. 21 GDPR). In tal caso non trattiamo più i dati, salvo che sussistano motivi legittimi cogenti o che il trattamento serva all'accertamento, all'esercizio o alla difesa di un diritto in sede giudiziaria.

20 · Diritto di reclamo presso l'autorità di controllo

Può presentare reclamo a un'autorità di controllo per la protezione dei dati (art. 77 GDPR). L'autorità competente per noi è la Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf (ldi.nrw.de).

21 · Sicurezza dei dati

Il sito web e tutti i moduli sono crittografati tramite TLS; lo riconosce da «https://» nella barra degli indirizzi. I dati personali sono accessibili solo ai membri autenticati del nostro team. Le credenziali di accesso ai servizi collegati si trovano esclusivamente sul server. I link all'area clienti sono generati in modo casuale e destinati solo a Lei; La preghiamo di non condividerli. Nessun sistema è completamente sicuro; adeguiamo le nostre misure allo stato dell'arte.

22 · Aggiornamento dell'informativa sulla privacy

Aggiorniamo la presente informativa sulla privacy quando cambiano i nostri servizi o le disposizioni di legge. Fa fede la versione di volta in volta pubblicata su questa pagina.