Politique de confidentialité

01 · La protection des données en bref

Lorsque vous consultez meetmila.de, notre hébergeur traite les données d'accès techniquement nécessaires. Nous ne déposons de cookies publicitaires que si vous y consentez via les paramètres de confidentialité. Nous n'utilisons aucun service d'analyse ou de statistiques.

Nous ne recevons des données personnelles telles que votre nom, votre adresse e-mail ou votre numéro de téléphone que si vous nous les communiquez : par une demande de devis via le calculateur de prix, une inscription à la newsletter, une question posée à « Demandez à Mila » ou lorsque vous nous écrivez ou nous appelez.

Lors des événements, le système d'interprétation par IA MILA traduit sur son propre matériel, sur place. Pour la traduction, aucun contenu vocal n'est transmis à des services d'IA externes dans le cloud. Les détails figurent à la section 14.

02 · Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données sur ce site est la société 3hasen events® GmbH. MILA est un produit de 3hasen events® GmbH. Vous trouverez les coordonnées ci-dessous. Pour toute question relative à la protection des données et pour exercer vos droits, un simple message à cette adresse suffit.

03 · Informations générales sur le traitement des données

Nous traitons les données personnelles conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), à la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) et à la loi allemande sur la protection des données dans les télécommunications et les services numériques (TDDDG). Nous ne traitons que les données nécessaires à la finalité concernée.

Les bases juridiques sont notamment : votre consentement (art. 6, par. 1, point a) du RGPD), l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6, par. 1, point b) du RGPD), des obligations légales telles que les délais de conservation (art. 6, par. 1, point c) du RGPD) et nos intérêts légitimes (art. 6, par. 1, point f) du RGPD). La base applicable est indiquée pour chaque traitement.

Les prestataires qui traitent des données pour notre compte sont contractuellement tenus de respecter nos instructions (art. 28 du RGPD). Aucune prise de décision automatisée au sens de l'art. 22 du RGPD n'a lieu.

04 · Hébergement chez Vercel

Le site est exploité chez Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, États-Unis). Vercel diffuse les pages et exécute les fonctions serveur du site, par exemple la réception d'une demande envoyée via le calculateur de prix.

La finalité est la mise à disposition sûre, rapide et stable du site ; la base juridique est l'art. 6, par. 1, point f) du RGPD. Vercel traite les données en qualité de sous-traitant. Concernant le transfert vers les États-Unis, voir la section 16.

05 · Traitement des données avec Supabase

Nous enregistrons les contenus du site, les demandes de devis, les inscriptions à la newsletter et les documents de l'espace client dans une base de données et un espace de stockage de fichiers chez Supabase Inc. La base de données et l'espace de stockage sont situés dans la région de Francfort-sur-le-Main (UE). Seul le serveur du site y a accès ; les documents de l'espace client sont conservés dans un espace de stockage non public et ne sont accessibles que via des liens à durée limitée.

Supabase traite les données en qualité de sous-traitant. La base juridique est celle du traitement pour lequel nous enregistrons les données (voir les sections suivantes).

06 · Fichiers journaux du serveur et données d'accès techniques

Lors de la consultation du site, le serveur traite des données techniquement nécessaires : adresse IP, date et heure, adresse consultée, volume de données transféré, navigateur et système d'exploitation ainsi que la page visitée précédemment. Sans ces données, le site ne peut pas être affiché.

La finalité est un fonctionnement sûr et stable, par exemple la protection contre les attaques et la correction d'erreurs ; la base juridique est l'art. 6, par. 1, point f) du RGPD. Les journaux sont automatiquement supprimés par Vercel au bout d'une courte durée. Pour « Demandez à Mila », le serveur compte brièvement en mémoire vive le nombre de questions par adresse IP afin d'éviter les abus ; l'adresse IP n'est pas enregistrée à cet effet.

Statistiques de visite : pour savoir quelles pages sont lues, nous comptons les pages consultées sur meetmila.de – sans cookies et sans rien enregistrer dans votre navigateur. Lorsque vous ouvrez une page, votre navigateur transmet son adresse à notre serveur ; lors de la première consultation, il transmet également le site web visité auparavant et, le cas échéant, un paramètre de campagne (utm_source). Sont enregistrés : la date et l'heure, la page, la langue du site, la provenance (uniquement le domaine du site précédent), le pays (déduit de l'adresse IP) et le type d'appareil (ordinateur, tablette ou smartphone). Afin de reconnaître les pages consultées au cours d'une même visite, le serveur génère un identifiant abrégé à partir de l'adresse IP, de l'identifiant du navigateur et d'une valeur aléatoire renouvelée chaque jour. Nous n'enregistrons pas l'adresse IP elle-même ; la valeur aléatoire est supprimée le lendemain, après quoi l'identifiant ne peut plus être attribué à personne. Les données sont stockées dans notre base de données chez Supabase (centre de données à Francfort-sur-le-Main) et ne sont pas transmises à des tiers. La base juridique est notre intérêt légitime à améliorer le site web (art. 6, paragraphe 1, point f) du RGPD).

07 · Prise de contact et formulaires

E-mail et téléphone : lorsque vous nous écrivez ou nous appelez, nous traitons vos informations afin de répondre à votre demande. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point b) du RGPD s'il s'agit d'un devis ou d'une commande, sinon l'art. 6, par. 1, point f) du RGPD (réponse aux demandes). Ce site ne dispose pas de formulaire de contact dédié. Nous supprimons les informations dès qu'elles ne sont plus nécessaires au traitement de votre demande et qu'aucune obligation de conservation ne s'applique.

Newsletter : si vous vous inscrivez à la newsletter via le pied de page, la page de contact, la page du système rack ou lors d'une demande dans le calculateur de prix, nous enregistrons votre adresse e-mail, la langue du site, le lieu et la date de votre inscription ainsi que le libellé de l'inscription ; en cas de demande, également votre nom, votre entreprise et, si vous le souhaitez, la langue que vous aimeriez voir proposée par MILA. La base juridique est votre consentement (art. 6, par. 1, point a) du RGPD). La liste est hébergée chez Supabase ; pour l'envoi, nous faisons appel à Brevo (Sendinblue SAS, Paris, France) en qualité de sous-traitant, qui reçoit à cet effet votre adresse e-mail et le contenu du message et nous indique si celui-ci a pu être remis. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien présent dans chaque newsletter ou par e-mail ; nous n'utilisons alors plus votre adresse pour la newsletter et consignons votre désinscription.

Demandez à Mila : lorsque vous posez une question à l'assistant « Demandez à Mila », nous transmettons votre question, l'historique de la conversation et la langue de la page à Anthropic PBC (548 Market Street, San Francisco, CA 94104, États-Unis), afin que l'IA puisse formuler une réponse à partir des contenus de ce site. Veuillez ne pas y saisir de données personnelles. Nous n'enregistrons ni les questions ni les réponses ; l'historique n'existe que dans la fenêtre de votre navigateur ouverte. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point f) du RGPD (réponse aux questions sur notre offre).

08 · Calculateur de prix et établissement des devis

Le calculateur de prix permet de demander un devis personnalisé pour MILA. Tant que vous vous contentez de calculer, vos saisies restent dans votre navigateur. Seule exception : le lieu de l'événement. Pour calculer les frais de déplacement, votre navigateur envoie le code postal ou la ville et le pays à notre serveur, qui détermine la distance via OpenStreetMap Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Royaume-Uni) et le service d'itinéraire OSRM (project-osrm.org). Votre adresse IP et vos coordonnées ne sont pas transmises à ces services. Si vous interrompez la procédure, nous n'enregistrons rien.

Ce n'est que lorsque vous envoyez expressément la demande que nous traitons vos informations : entreprise, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, votre message ainsi que les données clés de l'événement (pays, ville, lieu, date, durée, salles, langues, horaires, technique audio, options choisies et estimation de prix calculée). Nous enregistrons la demande chez Supabase, vous envoyons un accusé de réception et informons notre équipe par e-mail via notre prestataire d'e-mails.

La finalité est le traitement de votre demande, l'établissement et l'envoi du devis, la communication avec vous, la documentation de la procédure de devis et, le cas échéant, l'exécution ultérieure de la commande. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point b) du RGPD (mesures précontractuelles prises à votre demande). Si vous agissez pour le compte d'une entreprise, nous traitons vos informations en tant qu'interlocuteur sur la base de l'art. 6, par. 1, point f) du RGPD ; notre intérêt légitime est la préparation et la conclusion d'affaires avec votre entreprise.

Informations sur l'entreprise : afin que le devis soit adressé à la bonne adresse d'entreprise, nous consultons les mentions légales du site correspondant au domaine de votre adresse e-mail professionnelle et faisons analyser les informations sur l'entreprise par le modèle d'IA Claude d'Anthropic PBC. À cet effet, nous transmettons à Anthropic l'entreprise, le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et le lieu de l'événement. Si aucune mention légale n'est trouvée, Claude recherche sur Internet la raison sociale et l'adresse ; pour cette recherche, Claude utilise uniquement le nom de l'entreprise, le domaine de l'adresse e-mail et le lieu de l'événement. Nous faisons rédiger par Claude des messages personnalisés concernant votre devis sur la base des données clés de votre demande ; notre équipe vérifie chaque texte avant envoi. La base juridique est l'art. 6, par. 1, point f) du RGPD (traitement efficace et correct des demandes).

Espace client : vous recevez votre devis sous forme de lien secret sur meetmila.de. Vous pouvez y accepter le devis ; nous enregistrons la date et l'heure de l'acceptation comme preuve de la commande. Si vous avez réservé Context Boost ou les sous-titres en direct, vous pouvez y téléverser des documents relatifs à l'événement (par exemple programme, présentations, listes de noms, glossaires). Environ 14 jours avant l'événement, nous vous le rappelons par e-mail. Veuillez ne téléverser que les documents nécessaires à la préparation. Jusqu'à l'événement, vous pouvez supprimer vous-même les fichiers. La manière dont le système MILA exploite ces documents est décrite à la section 14.

09 · Transmission de données à Lexware Office

Pour les devis, confirmations de commande et factures, nous utilisons le logiciel de comptabilité Lexware Office de Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Allemagne). Après l'envoi d'une demande, notre serveur transmet automatiquement : la société, le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone et l'adresse de la société déterminée en tant que contact, si votre entreprise n'y est pas encore enregistrée, ainsi qu'un projet de devis comprenant le lieu de l'événement, la date, les langues et les postes de l'estimation de prix.

Notre équipe vérifie le projet dans Lexware Office, l'adapte si nécessaire et le finalise. Si vous acceptez le devis, nous y établissons la confirmation de commande. Nous enregistrons l'identifiant du devis avec la demande dans notre base de données afin que les deux systèmes puissent être mis en correspondance.

La base juridique est l'art. 6, par. 1, point b) du RGPD ou, pour les interlocuteurs d'entreprises, l'art. 6, par. 1, point f) du RGPD, et en outre l'art. 6, par. 1, point c) du RGPD pour les documents soumis à une obligation de conservation. Lexware traite les données en tant que sous-traitant en Allemagne.

10 · Cookies et technologies similaires

Sans votre consentement, le site public ne dépose aucun cookie. Les informations suivantes sont enregistrées dans votre navigateur, car elles sont strictement nécessaires à un service que vous avez demandé (§ 25, al. 2, n° 2 TDDDG) : votre choix dans les paramètres de confidentialité (localStorage « mila-einwilligung », jusqu'à ce que vous le modifiiez ou vidiez votre navigateur) et, après l'envoi d'une demande, un récapitulatif pour la page de confirmation (sessionStorage, supprimé à la fermeture de l'onglet et non transmis à nous).

Avec votre consentement à « Marketing », Google Ads dépose des cookies sur meetmila.de (par exemple « _gcl_au ») et les lit (§ 25, al. 1 TDDDG, art. 6, par. 1, point a) du RGPD), voir section 12.

L'espace rédactionnel et l'espace client ne sont pas destinés au public. Lors de la connexion à l'espace rédactionnel, celui-ci dépose un cookie techniquement nécessaire qui maintient la session (§ 25, al. 2, n° 2 TDDDG).

11 · Gestion du consentement

Lors de votre première visite, nous vous demandons dans les paramètres de confidentialité si vous autorisez Google Ads. Vous pouvez refuser, accepter ou faire votre choix dans les paramètres. Refuser est aussi simple qu'accepter. Sans consentement, nous ne chargeons pas la balise Google ; aucune connexion à Google n'a alors lieu.

Nous enregistrons votre décision, avec sa date et sa version, uniquement dans votre navigateur. Vous pouvez la modifier ou la retirer à tout moment via « Paramètres de confidentialité » dans le pied de page. En cas de retrait, nous supprimons les cookies Google sur meetmila.de et rechargeons la page. La licéité du traitement effectué avant le retrait n'en est pas affectée.

12 · Google Ads et suivi des conversions

Uniquement avec votre consentement, nous utilisons Google Ads avec le suivi des conversions de Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande). Cela nous permet de mesurer si des demandes proviennent de nos annonces. Le site charge à cet effet la balise Google (gtag.js). Google dépose alors des cookies et reçoit notamment votre adresse IP, la page consultée, des informations sur le navigateur et l'appareil et – si vous arrivez via une annonce – l'identifiant de celle-ci.

Lorsque vous envoyez une demande via le calculateur de prix, nous signalons une seule fois à Google qu'une demande a été reçue (conversion « Envoi du formulaire de lead »). Nous ne transmettons ni vos coordonnées ni les informations sur l'événement. Nous n'utilisons pas les données à des fins de publicité personnalisée (remarketing).

La base juridique est votre consentement (§ 25, al. 1 TDDDG, art. 6, par. 1, point a) du RGPD), que vous pouvez retirer à tout moment. Google peut également traiter les données aux États-Unis (voir section 16). Plus d'informations : policies.google.com/privacy.

13 · Vidéos de démonstration auto-hébergées

Nous diffusons les vidéos de démonstration et les extraits audio depuis notre propre serveur. Aucune plateforme vidéo externe n'est intégrée ; la lecture ne génère que les données d'accès décrites à la section 6.

14 · Protection des données lors de l'interprétation IA avec MILA

Cette section concerne le système d'interprétation IA MILA lors des événements, et non le site web. MILA est conçu pour traiter la parole sur le lieu de l'événement : la reconnaissance vocale, la traduction et la synthèse vocale fonctionnent sur notre matériel sur place. Pour ce traitement, les contenus vocaux ne sont pas transmis à des services d'IA externes dans le cloud. Les sous-titres en direct pour les smartphones des participants sont diffusés via le réseau local.

Pendant la traduction, les données vocales sont traitées temporairement pour des raisons techniques. Aucun enregistrement audio n'est conservé. Nous ne créons de transcriptions, c'est-à-dire des versions écrites des interventions et de leurs traductions, que si cela a été convenu avec l'organisateur ; elles sont alors automatiquement supprimées au plus tard après 30 jours. Pour l'analyse technique des erreurs, le système consigne les horaires et la longueur des phrases, mais pas leur contenu.

Context Boost : si vous avez réservé Context Boost, le système MILA analyse avant l'événement les documents que vous avez fournis à l'aide du modèle d'IA Claude d'Anthropic PBC, afin de préparer la terminologie, les noms et un briefing. Les documents sont alors transmis à Anthropic ; les contenus oraux de l'événement ne le sont pas. Selon ses conditions commerciales, Anthropic n'utilise pas ces données pour entraîner ses modèles.

MILA Recap : si l'organisateur a réservé MILA Recap, les participants peuvent s'inscrire volontairement via un QR code en indiquant leur adresse e-mail et leur langue. Nous utilisons cette adresse pour leur envoyer, pour le compte de l'organisateur, des résumés des interventions. Une version texte des interventions est nécessaire à cet effet ; cela est convenu avec l'organisateur lors de la réservation de MILA Recap. L'adresse n'est ajoutée à une liste de diffusion de l'organisateur que si le participant y consent séparément lors de l'inscription. La désinscription est possible à tout moment via le lien figurant dans chaque e-mail.

En dehors de la traduction, le système utilise Internet pour les mises à jour logicielles, pour les rapports de plantage (sans audio ni contenu des interventions) et pour récupérer les données de commande et les documents. Nous convenons avec chaque organisateur de la question de savoir qui est responsable du traitement des données lors de l'événement au sens de la protection des données et si un accord de sous-traitance est nécessaire à cet effet.

15 · Destinataires des données personnelles

Seules les entités qui en ont besoin pour la finalité concernée reçoivent vos données : notre équipe ; Vercel Inc. (hébergement) ; Supabase Inc. (base de données et stockage de fichiers à Francfort-sur-le-Main) ; notre prestataire e-mail pour les e-mails de confirmation et de statut ; Brevo (Sendinblue SAS) pour la newsletter ; Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Lexware Office) ; Anthropic PBC (analyse IA telle que décrite aux sections 7, 8 et 14) ; OpenStreetMap Foundation et OSRM (lieu de l'événement uniquement) ; avec votre consentement, Google Ireland Limited (Google Ads).

Nous déposons en outre des copies de sauvegarde de notre base de données, qui contiennent également les demandes et les inscriptions à la newsletter, dans un dépôt non public chez GitHub Inc. (88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, États-Unis), afin de prévenir toute perte de données (art. 6, par. 1, point f) du RGPD). Au-delà, nous ne transmettons des données que si la loi nous y oblige, par exemple aux autorités fiscales ou à notre conseiller fiscal.

16 · Transferts vers des pays tiers

Vercel, Anthropic, GitHub et – avec votre consentement – Google peuvent traiter des données aux États-Unis. Pour les États-Unis, il existe une décision d'adéquation de la Commission européenne pour les entreprises certifiées selon l'EU-US Data Privacy Framework. Si un prestataire n'est pas certifié, nous fondons le transfert sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (art. 46, par. 2, point c) du RGPD).

La OpenStreetMap Foundation est établie au Royaume-Uni, pour lequel il existe une décision d'adéquation de la Commission européenne ; seul le lieu de l'événement lui est transmis, et non des données vous concernant.

17 · Durée de conservation et suppression

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire à la finalité concernée ou tant que des obligations légales de conservation s'appliquent.

Demandes de devis : si aucune commande n'est conclue, nous supprimons la demande dès qu'elle n'est plus nécessaire pour le traitement, les questions et le suivi du devis, sauf obligation de conservation contraire. Les devis, confirmations de commande, factures et courriers commerciaux qui préparent ou exécutent une commande sont conservés selon les délais du droit commercial et fiscal allemand (§ 257 HGB, § 147 AO) : selon le type de document, jusqu'à six, huit ou dix ans, à compter de la fin de l'année civile.

Nous supprimons les documents de l'espace client dès qu'ils ne sont plus nécessaires à la réalisation et au suivi de l'événement, ou plus tôt à votre demande. Les inscriptions à la newsletter sont conservées jusqu'à la désinscription ; nous ne gardons ensuite que la preuve du consentement et de la désinscription, aussi longtemps que nécessaire pour nous défendre contre d'éventuelles réclamations. Les sauvegardes de notre base de données sont supprimées automatiquement après 30 ou 90 jours selon leur type ; les versions antérieures de la sauvegarde supplémentaire sur GitHub sont conservées jusqu'à leur nettoyage. D'ici là, des données supprimées peuvent encore figurer dans des sauvegardes.

18 · Droits des personnes concernées

Vous disposez d'un droit d'accès à vos données enregistrées (art. 15 RGPD), de rectification (art. 16), d'effacement (art. 17), de limitation du traitement (art. 18) et à la portabilité des données (art. 20). Un simple message à l'adresse indiquée à la section 2 suffit.

19 · Retrait du consentement et opposition

Vous pouvez retirer à tout moment un consentement donné, avec effet pour l'avenir – pour Google Ads via « Paramètres de confidentialité » dans le pied de page, pour la newsletter via le lien de désinscription ou par e-mail (art. 7, par. 3 RGPD).

Lorsque nous traitons des données sur la base d'intérêts légitimes (art. 6, par. 1, point f RGPD), vous pouvez vous y opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière (art. 21 RGPD). Nous cessons alors le traitement, à moins qu'il n'existe des motifs légitimes impérieux ou que le traitement serve à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

20 · Droit de réclamation auprès de l'autorité de contrôle

Vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données (art. 77 RGPD). L'autorité compétente pour nous est la Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Allemagne (ldi.nrw.de).

21 · Sécurité des données

Le site et tous les formulaires sont chiffrés par TLS ; vous le reconnaissez à « https:// » dans la barre d'adresse. Les données personnelles ne sont accessibles qu'aux membres connectés de notre équipe. Les identifiants des services connectés sont stockés exclusivement sur le serveur. Les liens vers l'espace client sont générés aléatoirement et vous sont exclusivement destinés ; merci de ne pas les partager. Aucun système n'est parfaitement sûr ; nous adaptons nos mesures à l'état de la technique.

22 · Mise à jour de la politique de confidentialité

Nous adaptons cette politique de confidentialité lorsque nos services ou les exigences légales évoluent. La version applicable est celle publiée sur cette page.