Privacyverklaring

01 · Privacy in één oogopslag

Wanneer u meetmila.de bezoekt, verwerkt onze hostingprovider technisch noodzakelijke toegangsgegevens. Cookies voor reclamedoeleinden plaatsen wij alleen als u daarvoor via de privacy-instellingen toestemming geeft. Analyse- of statistiekdiensten gebruiken wij niet.

Persoonsgegevens zoals naam, e-mailadres of telefoonnummer ontvangen wij alleen als u ze ons verstrekt: met een offerteaanvraag via de prijscalculator, een aanmelding voor de nieuwsbrief, een vraag aan „Vraag het Mila” of wanneer u ons schrijft of belt.

Het AI-tolksysteem MILA vertaalt bij evenementen op eigen hardware ter plaatse. Voor de vertaling worden spraakinhouden niet naar externe cloud-AI-diensten verzonden. Details vindt u in paragraaf 14.

02 · Verwerkingsverantwoordelijke

Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking op deze website is 3hasen events® GmbH. MILA is een product van 3hasen events® GmbH. De contactgegevens vindt u hieronder. Voor alle vragen over privacy en het uitoefenen van uw rechten volstaat een vormvrij bericht aan dit adres.

03 · Algemene informatie over de gegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Duitse federale wet op de gegevensbescherming (BDSG) en de Duitse wet op gegevensbescherming bij telecommunicatie en digitale diensten (TDDDG). Wij verwerken alleen de gegevens die voor het betreffende doel nodig zijn.

Rechtsgronden zijn met name: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6 lid 1 sub b AVG), wettelijke verplichtingen zoals bewaartermijnen (art. 6 lid 1 sub c AVG) en onze gerechtvaardigde belangen (art. 6 lid 1 sub f AVG). Welke grondslag geldt, staat bij de betreffende verwerking.

Dienstverleners die gegevens in onze opdracht verwerken, zijn contractueel gebonden aan onze instructies (art. 28 AVG). Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG plaats.

04 · Hosting via Vercel

De website wordt gehost bij Vercel Inc. (440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, VS). Vercel levert de pagina's uit en voert de serverfuncties van de website uit, zoals het ontvangen van een aanvraag uit de prijscalculator.

Doel is het veilig, snel en stabiel beschikbaar stellen van de website; rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG. Vercel verwerkt de gegevens als verwerker. Over de doorgifte naar de VS: zie paragraaf 16.

05 · Gegevensverwerking met Supabase

Inhoud van de website, offerteaanvragen, nieuwsbriefaanmeldingen en documenten uit het klantencentrum slaan wij op in een database en een bestandsopslag bij Supabase Inc. Database en bestandsopslag bevinden zich in de regio Frankfurt am Main (EU). Alleen de server van de website heeft toegang; documenten uit het klantencentrum staan in een niet-openbare opslag en zijn alleen via tijdelijk geldige links op te vragen.

Supabase verwerkt de gegevens als verwerker. Rechtsgrond is de grondslag van de betreffende verwerking waarvoor wij de gegevens opslaan (zie de volgende paragrafen).

06 · Serverlogbestanden en technische toegangsgegevens

Bij het openen van de website verwerkt de server technisch noodzakelijke gegevens: IP-adres, datum en tijd, opgevraagd adres, overgedragen datahoeveelheid, browser en besturingssysteem en de eerder bezochte pagina. Zonder deze gegevens kan de website niet worden uitgeleverd.

Doel is een veilige en stabiele werking, zoals het afweren van aanvallen en het opsporen van fouten; rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG. De logbestanden worden door Vercel na korte tijd automatisch verwijderd. Voor „Vraag het Mila” telt de server kortstondig in het werkgeheugen het aantal vragen per IP-adres om misbruik te voorkomen; het IP-adres wordt daarvoor niet opgeslagen.

Bezoekersstatistieken: om te zien welke pagina's worden gelezen, tellen wij paginaweergaven op meetmila.de – zonder cookies en zonder iets in uw browser op te slaan. Bij het openen van een pagina meldt uw browser het adres daarvan aan onze server, bij het eerste bezoek bovendien de eerder bezochte website en eventueel een campagneparameter (utm_source). Opgeslagen worden tijdstip, pagina, taal van de website, herkomst (alleen het domein van de vorige website), land (afgeleid uit het IP-adres) en apparaattype (computer, tablet of mobiele telefoon). Om bij elkaar horende paginaweergaven te herkennen, vormt de server uit het IP-adres, de browseridentificatie en een dagelijks opnieuw gegenereerde willekeurige waarde een verkorte identificatiecode. Het IP-adres zelf slaan wij niet op; de willekeurige waarde wordt de volgende dag verwijderd, waarna de identificatiecode aan niemand meer kan worden gekoppeld. De gegevens worden opgeslagen in onze database bij Supabase (datacenter in Frankfurt am Main) en niet aan derden doorgegeven. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren (art. 6, lid 1, onder f, AVG).

07 · Contactopname en contactformulieren

E-mail en telefoon: wanneer u ons schrijft of belt, verwerken wij uw gegevens om uw verzoek af te handelen. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG als het om een offerte of opdracht gaat, anders art. 6 lid 1 sub f AVG (beantwoording van vragen). Een eigen contactformulier is er op deze website niet. Wij verwijderen de gegevens zodra ze voor de afhandeling niet meer nodig zijn en er geen bewaarplicht bestaat.

Nieuwsbrief: wanneer u zich via de footer, de contactpagina, de pagina over het racksysteem of bij een aanvraag in de prijscalculator aanmeldt voor de nieuwsbrief, slaan wij uw e-mailadres op, de taal van de website, waar en wanneer u zich heeft aangemeld en de tekst van de aanmelding; bij een aanvraag bovendien naam en bedrijf en desgewenst de taal die u van MILA wenst. Rechtsgrond is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). De lijst staat bij Supabase; voor de verzending gebruiken wij Brevo (Sendinblue SAS, Parijs, Frankrijk) als verwerker, die daarvoor uw e-mailadres en de inhoud van de mail ontvangt en ons meldt of de mail kon worden afgeleverd. U kunt zich op elk moment afmelden via de link in elke nieuwsbrief of per e-mail; daarna gebruiken wij uw adres niet meer voor de nieuwsbrief en registreren wij de afmelding.

Vraag het Mila: wanneer u de assistent „Vraag het Mila” een vraag stelt, sturen wij uw vraag, het eerdere gespreksverloop en de taal van de pagina naar Anthropic PBC (548 Market Street, San Francisco, CA 94104, VS), zodat de AI een antwoord kan formuleren op basis van de inhoud van deze website. Voer daar alstublieft geen persoonsgegevens in. Wij slaan vragen en antwoorden niet op; het gesprek bestaat alleen in uw geopende browservenster. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG (beantwoording van vragen over ons aanbod).

08 · Prijscalculator en offerte

De prijscalculator dient om een offerte op maat voor MILA aan te vragen. Zolang u alleen rekent, blijven uw invoergegevens in uw browser. De enige uitzondering is de evenementlocatie: om de reiskosten te berekenen, stuurt uw browser postcode of plaats en land naar onze server, die daarmee via OpenStreetMap Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Verenigd Koninkrijk) en de routedienst OSRM (project-osrm.org) de afstand bepaalt. Uw IP-adres en contactgegevens worden daarbij niet aan deze diensten doorgegeven. Breekt u het proces af, dan slaan wij niets op.

Pas wanneer u de aanvraag uitdrukkelijk verstuurt, verwerken wij uw gegevens: bedrijf, naam, e-mailadres, telefoonnummer, uw bericht en de kerngegevens van het evenement (land, plaats, locatie, datum, duur, zalen, talen, tijden, audiotechniek, gekozen opties en de berekende prijsindicatie). Wij slaan de aanvraag op bij Supabase, sturen u een ontvangstbevestiging en informeren ons team per e-mail via onze e-maildienstverlener.

Doel is de afhandeling van uw aanvraag, het opstellen en verzenden van de offerte, de communicatie met u, de documentatie van het offertetraject en eventueel de latere uitvoering van de opdracht. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub b AVG (precontractuele maatregelen op uw verzoek). Handelt u namens een bedrijf, dan verwerken wij uw gegevens als contactpersoon op grond van art. 6 lid 1 sub f AVG; ons gerechtvaardigd belang is het aangaan en uitvoeren van de zakelijke relatie met uw bedrijf.

Bedrijfsgegevens: zodat de offerte naar het juiste bedrijfsadres gaat, openen wij het colofon van de website die hoort bij het domein van uw zakelijke e-mailadres en laten wij de bedrijfsgegevens analyseren door het AI-model Claude van Anthropic PBC. Daarvoor geven wij bedrijf, naam, e-mailadres, telefoonnummer en evenementlocatie door aan Anthropic. Is er geen colofon te vinden, dan zoekt Claude op internet naar bedrijfsnaam en adres; voor deze zoekopdracht gebruikt Claude alleen de bedrijfsnaam, het domein van het e-mailadres en de evenementlocatie. Persoonlijke berichten bij uw offerte laten wij door Claude formuleren op basis van de kerngegevens van uw aanvraag; ons team controleert elke tekst vóór verzending. Rechtsgrond is art. 6 lid 1 sub f AVG (efficiënte en correcte afhandeling van aanvragen).

Klantcentrum: uw offerte ontvangt u als geheime link op meetmila.de. Daar kunt u de offerte accepteren; het tijdstip van acceptatie slaan wij op als bewijs van de opdracht. Hebt u Context Boost of live-ondertiteling geboekt, dan kunt u daar documenten voor het evenement uploaden (bijvoorbeeld programma, presentaties, namenlijsten, glossaria). Ongeveer 14 dagen voor het evenement herinneren wij u daar per e-mail aan. Upload alstublieft alleen documenten die voor de voorbereiding nodig zijn. Tot aan het evenement kunt u bestanden zelf verwijderen. Hoe het MILA-systeem deze documenten analyseert, staat in paragraaf 14.

09 · Doorgifte van gegevens aan Lexware Office

Voor offertes, opdrachtbevestigingen en facturen gebruiken wij de boekhoudsoftware Lexware Office van Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg, Duitsland). Na het versturen van een aanvraag geeft onze server automatisch door: bedrijf, naam, e-mailadres, telefoonnummer en het vastgestelde bedrijfsadres als contact, voor zover uw onderneming daar nog niet is aangemaakt, evenals een conceptofferte met locatie, datum, talen en de posten van de prijsindicatie.

Ons team controleert het concept in Lexware Office, past het zo nodig aan en rondt het af. Accepteert u de offerte, dan maken wij daar de opdrachtbevestiging aan. Het kenmerk van de offerte slaan wij bij de aanvraag op in onze database, zodat beide systemen aan elkaar kunnen worden gekoppeld.

Rechtsgrond is art. 6 lid 1 onder b AVG resp. bij contactpersonen van ondernemingen art. 6 lid 1 onder f AVG, voor documenten met een bewaarplicht daarnaast art. 6 lid 1 onder c AVG. Lexware verwerkt de gegevens als verwerker in Duitsland.

10 · Cookies en vergelijkbare technologieën

Zonder uw toestemming plaatst de openbare website geen cookies. De volgende informatie wordt in uw browser opgeslagen, omdat die strikt noodzakelijk is voor een door u gewenste dienst (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG): uw keuze in de privacyinstellingen (localStorage „mila-einwilligung”, totdat u deze wijzigt of uw browser leegmaakt) en na het versturen van een aanvraag een samenvatting voor de bevestigingspagina (sessionStorage, wordt bij het sluiten van het tabblad verwijderd en niet naar ons verzonden).

Met uw toestemming voor „Marketing” plaatst Google Ads cookies op meetmila.de (bijvoorbeeld „_gcl_au”) en leest deze uit (§ 25 lid 1 TDDDG, art. 6 lid 1 onder a AVG), zie paragraaf 12.

De redactieomgeving en het klantcentrum zijn niet bestemd voor het publiek. Bij het inloggen in de redactieomgeving plaatst deze een technisch noodzakelijke cookie die de sessie in stand houdt (§ 25 lid 2 nr. 2 TDDDG).

11 · Toestemmingsbeheer

Bij uw eerste bezoek vragen wij u in de privacyinstellingen of u Google Ads toestaat. U kunt weigeren, toestemmen of in de instellingen een keuze maken. Weigeren is net zo eenvoudig als toestemmen. Zonder toestemming laden wij de Google-tag niet; er wordt dan geen verbinding met Google gemaakt.

Uw keuze slaan wij met tijdstip en versie uitsluitend in uw browser op. U kunt deze op elk moment wijzigen of intrekken via „Privacyinstellingen” in de footer. Bij intrekking verwijderen wij de Google-cookies op meetmila.de en laden wij de pagina opnieuw. De rechtmatigheid van de verwerking tot het moment van intrekking blijft onverlet.

12 · Google Ads en conversietracking

Alleen met uw toestemming gebruiken wij Google Ads met conversietracking van Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland). Daarmee meten wij of aanvragen via onze advertenties tot stand komen. Hiervoor laadt de website de Google-tag (gtag.js). Google plaatst daarbij cookies en ontvangt onder meer uw IP-adres, de bezochte pagina, gegevens over browser en apparaat en – als u via een advertentie komt – het kenmerk daarvan.

Verstuurt u een aanvraag via de prijscalculator, dan melden wij Google eenmalig dat er een aanvraag is binnengekomen (conversie „Leadformulier verzenden”). Uw contactgegevens en gegevens over het evenement geven wij daarbij niet door. Wij gebruiken de gegevens niet voor gepersonaliseerde advertenties (remarketing).

Rechtsgrond is uw toestemming (§ 25 lid 1 TDDDG, art. 6 lid 1 onder a AVG), die u op elk moment kunt intrekken. Google kan de gegevens ook in de VS verwerken (zie paragraaf 16). Meer informatie: policies.google.com/privacy.

13 · Zelf gehoste demovideo's

Demovideo's en audiovoorbeelden leveren wij vanaf onze eigen server. Er wordt daarbij geen extern videoplatform ingebonden; bij het afspelen ontstaan alleen de in paragraaf 6 beschreven toegangsgegevens.

14 · Privacy bij AI-tolken met MILA

Deze paragraaf betreft het AI-tolksysteem MILA bij evenementen, niet de website. MILA is ontworpen voor de verwerking van gesproken taal op de locatie: spraakherkenning, vertaling en spraakweergave draaien op onze hardware ter plaatse. Voor deze verwerking worden spraakinhouden niet naar externe cloud-AI-diensten verzonden. Live-ondertiteling voor de smartphones van de gasten wordt via het lokale netwerk ter plaatse geleverd.

Tijdens de vertaling worden spraakgegevens technisch tijdelijk verwerkt. Geluidsopnamen worden niet opgeslagen. Transcripten, dus tekstversies van de bijdragen en hun vertalingen, maken wij alleen aan als dat met de organisator is afgesproken; zij worden dan na uiterlijk 30 dagen automatisch verwijderd. Voor technische foutanalyse registreert het systeem tijden en lengtes van de zinnen, maar niet hun inhoud.

Context Boost: hebt u Context Boost geboekt, dan analyseert het MILA-systeem de door u aangeleverde documenten vóór het evenement met het AI-model Claude van Anthropic PBC, om vaktermen, namen en een briefing voor te bereiden. Daarbij worden de documenten naar Anthropic verzonden; de gesproken inhoud van het evenement niet. Anthropic gebruikt deze gegevens volgens zijn commerciële voorwaarden niet voor het trainen van zijn modellen.

MILA Recap: Als de organisator MILA Recap heeft geboekt, kunnen gasten zich vrijwillig via een QR-code aanmelden met hun e-mailadres en hun taal. Wij gebruiken het adres om hun in opdracht van de organisator samenvattingen van de presentaties te sturen. Daarvoor is een tekstversie van de presentaties nodig; met de boeking van MILA Recap is dit met de organisator overeengekomen. Het adres komt alleen in een mailinglijst van de organisator terecht als de gast daar bij de aanmelding afzonderlijk mee instemt. Afmelden kan op elk moment via de link in elke e-mail.

Buiten de vertaling gebruikt de installatie internet voor software-updates, voor crashrapporten (zonder audio en zonder gesproken inhoud) en voor het ophalen van opdrachtgegevens en documenten. Wie bij het evenement verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van de privacywetgeving en of daarvoor een verwerkersovereenkomst nodig is, stemmen wij af met de betreffende organisator.

15 · Ontvangers van persoonsgegevens

Uw gegevens worden alleen ontvangen door de partijen die ze voor het betreffende doel nodig hebben: ons team; Vercel Inc. (hosting); Supabase Inc. (database en bestandsopslag in Frankfurt am Main); onze e-mailprovider voor bevestigings- en statusmails; Brevo (Sendinblue SAS) voor de nieuwsbrief; Haufe-Lexware GmbH & Co. KG (Lexware Office); Anthropic PBC (AI-analyse zoals beschreven in de paragrafen 7, 8 en 14); OpenStreetMap Foundation en OSRM (alleen de locatie); met uw toestemming Google Ireland Limited (Google Ads).

Back-ups van onze database, die ook aanvragen en nieuwsbriefaanmeldingen bevatten, bewaren wij daarnaast in een niet-openbare repository bij GitHub Inc. (88 Colin P. Kelly Jr. Street, San Francisco, CA 94107, VS) om gegevensverlies te voorkomen (art. 6 lid 1 onder f AVG). Verder geven wij gegevens alleen door als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de belastingdienst of onze belastingadviseur.

16 · Doorgifte naar derde landen

Vercel, Anthropic, GitHub en – met uw toestemming – Google kunnen gegevens in de VS verwerken. Voor de VS bestaat een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor bedrijven die zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework. Voor zover een dienstverlener niet gecertificeerd is, baseren wij de doorgifte op standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 lid 2 onder c AVG).

De OpenStreetMap Foundation is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie bestaat; aan haar wordt alleen de locatie van het evenement doorgegeven, niet uw persoonsgegevens.

17 · Bewaartermijn en verwijdering

Wij bewaren persoonsgegevens slechts zo lang als nodig is voor het betreffende doel of zolang er wettelijke bewaarplichten gelden.

Offerteaanvragen: komt er geen opdracht tot stand, dan verwijderen we de aanvraag zodra we deze niet meer nodig hebben voor de behandeling, vragen en opvolging van de offerte, tenzij een bewaarplicht zich daartegen verzet. Offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en zakelijke correspondentie die een opdracht voorbereiden of afwikkelen, bewaren we volgens de Duitse handels- en fiscale bewaartermijnen (§ 257 HGB, § 147 AO): afhankelijk van het soort document tot zes, acht of tien jaar, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar.

Documenten uit het klantencentrum verwijderen we zodra we ze niet meer nodig hebben voor de uitvoering en nazorg van het evenement, of eerder op uw verzoek. Aanmeldingen voor de nieuwsbrief bewaren we tot u zich afmeldt; daarna bewaren we alleen het bewijs van toestemming en afmelding, zolang we dit nodig hebben om claims af te weren. Back-ups in onze database worden afhankelijk van het type na 30 of 90 dagen automatisch verwijderd; oudere versies van de aanvullende back-up bij GitHub blijven bewaard tot ze worden opgeschoond. Tot dat moment kunnen verwijderde gegevens nog in back-ups aanwezig zijn.

18 · Rechten van betrokkenen

U hebt het recht op inzage in uw opgeslagen gegevens (art. 15 AVG), op rectificatie (art. 16), op wissing (art. 17), op beperking van de verwerking (art. 18) en op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20). Een eenvoudig bericht aan het adres in paragraaf 2 volstaat.

19 · Intrekking en bezwaar

Een gegeven toestemming kunt u op elk moment met ingang van de toekomst intrekken – voor Google Ads via „Privacy-instellingen” in de footer, voor de nieuwsbrief via de afmeldlink of per e-mail (art. 7 lid 3 AVG).

Verwerken we gegevens op basis van gerechtvaardigde belangen (art. 6 lid 1 sub f AVG), dan kunt u op grond van uw specifieke situatie op elk moment bezwaar maken (art. 21 AVG). We verwerken de gegevens dan niet langer, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn of de verwerking nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

20 · Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder

U kunt een klacht indienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG). Voor ons is bevoegd: de Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Duitsland (ldi.nrw.de).

21 · Gegevensbeveiliging

De website en alle formulieren zijn met TLS versleuteld; u herkent dit aan „https://” in de adresbalk. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor aangemelde leden van ons team. Inloggegevens voor gekoppelde diensten staan uitsluitend op de server. Links naar het klantencentrum worden willekeurig gegenereerd en zijn alleen voor u bestemd; deel ze alstublieft niet. Geen enkel systeem is volledig veilig; we passen onze maatregelen aan de stand van de techniek aan.

22 · Wijzigingen in deze privacyverklaring

We passen deze privacyverklaring aan wanneer onze diensten of de wettelijke vereisten veranderen. De op deze pagina gepubliceerde versie is steeds van toepassing.